1 ZWECK UND VERPFLICHTUNG DER GESCHÄFTSLEITUNG
Dieser Gleichstellungsplan (GEP) legt die Verpflichtungen, Governance, Ziele, Maßnahmen, Indikatoren und Überprüfungsmechanismen fest, mit denen Kolibree-Tech s.r.l.s Geschlechtergleichstellung, Nichtdiskriminierung, Inklusion und ein respektvolles Arbeitsumfeld fördert. Er gilt für den Zeitraum 2026-2028 und unterstützt das Unternehmen bei europäischen Ausschreibungen, Förderungen, Forschungs-, Innovations- und Partnerschaftsaktivitäten, wenn ein formeller GEP oder eine gleichwertige Gleichstellungsstrategie verlangt oder bewertet wird.
Kolibree-Tech verabschiedet diesen Plan als Managementrichtlinie und praktisches Umsetzungsinstrument. Er steht im Einklang mit dem Verhaltenskodex und der Menschenrechtsrichtlinie des Unternehmens. Diese verpflichten bereits zur Achtung international anerkannter Menschenrechte, zur Prävention von Diskriminierung und Belästigung, zu einem sicheren Arbeitsumfeld, flexiblen Arbeitsformen sowie Bildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.
Die Geschäftsleitung ist für die Genehmigung dieses Plans, die Zuweisung geeigneter Ressourcen und die Integration seiner Ziele in die relevanten Geschäftsprozesse verantwortlich. Führungskräfte und Beschäftigte sollen im Einklang mit dem Plan handeln und Bedenken zeitnah über die verfügbaren Meldewege vorbringen.
Dieser Gleichstellungsplan ist auf der Website des Unternehmens öffentlich zugänglich. Die Nachweise für die Genehmigung des Managements, die kontrollierten Revisionen und die interne Kommunikation werden in den Dokumentenkontrollunterlagen des Unternehmens aufbewahrt.
2 ANWENDUNGSBEREICH
Dieser Plan gilt für alle Aktivitäten von Kolibree-Tech: Personalgewinnung, Vertragsabschlüsse, Onboarding, Arbeitsbedingungen, Karriere- und Kompetenzentwicklung, Projektbesetzung, Führung, Entscheidungsfindung, Kommunikation, Beschaffung, Einbindung von Anspruchsgruppen sowie Technologie- und Innovationsaktivitäten, bei denen biologisches und/oder soziales Geschlecht für Nutzer, Kunden, Beschäftigte oder Gemeinschaften relevant sein kann.
- Alle Organmitglieder und Beschäftigten, einschließlich befristet, in Teilzeit und auf Vertragsbasis tätiger Personen.
- Berater, Praktikanten, Auszubildende, Leiharbeiter und Mitarbeiter, wenn sie für oder mit dem Unternehmen handeln.
- Führungskräfte, Projektleiter und Entscheidungsträger, die an der Rekrutierung, Bewertung, Aufgabenbeauftragung, Förderung, Vergütung und Projektführung beteiligt sind.
- Geschäftspartner und Lieferanten, soweit dies für ihre Beziehung zu Kolibree-Tech relevant ist und den vertraglichen Vereinbarungen entspricht.
- Externe Anspruchsgruppen bei europäischen Projekten, Konsortien, öffentlichen Ausschreibungen und Beschaffungsaktivitäten.
Muss eine Maßnahme an die Unternehmensgröße oder an Datenschutzanforderungen angepasst werden, wendet Kolibree-Tech sie verhältnismäßig an. Dabei bleiben ihr Zweck und eine angemessene Dokumentation der Umsetzung gewahrt.
3 RICHTLINIENRAHMEN UND ABSTIMMUNG
Dieser GEP ist Teil des Managementsystems und ergänzt den Verhaltenskodex, die Menschenrechtsrichtlinie sowie die geltenden Vorschriften zu Beschäftigung, Datenschutz, Gesundheitsschutz, Arbeitssicherheit und Nichtdiskriminierung. Kolibree-Tech führt im Rahmen des Verhaltenskodex ein freiwilliges Verfahren für vertrauliche Ethikmeldungen und Beschwerden ein. Dieses ist vom gesetzlichen Hinweisgeberkanal nach dem italienischen gesetzesvertretenden Dekret Nr. 24/2023 zu unterscheiden. Der Plan setzt die Verpflichtungen zu Würde, Chancengleichheit, sicheren Bedingungen und kontinuierlicher Verbesserung in Gleichstellungsmaßnahmen um.
Für europäische Projekt- und Ausschreibungszwecke ist der Plan so strukturiert, dass er die vier obligatorischen prozessbezogenen Bausteine abdeckt, die im Allgemeinen für die Gleichstellungspläne in Horizont Europa erforderlich sind, und die fünf empfohlenen Themenbereiche für Forschungs- und Innovationsorganisationen behandelt: Work-Life-Balance und Organisationskultur, Geschlechtergleichgewicht in Führungs- und Entscheidungsprozessen, Rekrutierung und Karrierefortschritt, Integration der Geschlechterdimension in Forschungs- und Innovationsinhalte sowie Maßnahmen gegen geschlechtsspezifische Gewalt, einschließlich sexueller Belästigung.
| Quelle / Anforderung | Wie dieses GEP es behandelt |
|---|---|
| Verhaltenskodex des Unternehmens | Integriert die Verpflichtungen zu Menschenrechten, Nichtdiskriminierung, flexiblen Arbeitsweisen, Gesundheit und Sicherheit, Bildung, Lieferantenverantwortung und Berichterstattung über Verstöße. |
| Menschenrechtsrichtlinie des Unternehmens | spiegelt die Verpflichtungen wider, Diskriminierungen und Belästigungen zu verbieten, sichere Arbeitsbedingungen zu schaffen, Governance und Due Diligence umzusetzen, Beschwerdemechanismen zu betreiben und Whistleblower vor Vergeltungsmaßnahmen zu schützen. |
| Europäische GEP-Prozessanforderungen | Umfasst die Erklärung über öffentliche Dokumente, spezifische Ressourcen, Datenerhebung und -überwachung, jährliche Berichterstattung, Ausbildung und Maßnahmen zum Aufbau von Kapazitäten. |
| Europäische GEP-Themenbereiche | Umfasst konkrete Ziele und Maßnahmen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, zu Führungspositionen, Einstellung und beruflichem Aufstieg, zur Geschlechterdimension in der Innovation sowie zur Prävention geschlechtsspezifischer Gewalt und sexueller Belästigung. |
| Datenschutz und Vertraulichkeit | Verlangt eine aggregierte Berichterstattung, die Vertraulichkeit einzelner Fälle und Datenschutzvorkehrungen bei der Verarbeitung sensibler Daten oder von Daten zu kleinen Personengruppen. |
4 GRUNDSÄTZE UND DEFINITIONEN
Kolibree-Tech wendet diesen Plan nach folgenden Grundsätzen an:
- Gleiche Würde und Achtung: Jeder Mensch muss mit Würde und ohne Diskriminierung behandelt werden.
- Chancengleichheit: Zugang zu Arbeit, Projekten, Ausbildung, Karriereentwicklung, Führung und Vergütung müssen auf objektiven und transparenten Kriterien beruhen.
- Intersektionalität: Maßnahmen zur Gleichstellung der Geschlechter sollen berücksichtigen, wie Geschlecht mit Alter, Behinderung, Rasse oder ethnischer Herkunft, Nationalität, Religion oder Weltanschauung, sexueller Orientierung, Familienstand, Gesundheitszustand oder anderen geschützten Merkmalen zusammenwirken kann.
- Evidenzbasierte Verbesserung: Daten, Rückmeldungen, Indikatoren, jährliches Monitoring und Korrekturmaßnahmen bilden die Grundlage des Handelns.
- Vertraulichkeit und Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen: Anliegen werden vertraulich behandelt. Niemand darf Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt werden, weil er in gutem Glauben einen Hinweis gegeben oder an einer Untersuchung mitgewirkt hat.
- Verhältnismäßigkeit für KMU: Maßnahmen werden so umgesetzt, dass sie für eine kleine Organisation praktisch sind und gleichzeitig eine sinnvolle Governance, Ressourcen, Überwachung und Rechenschaftspflicht gewährleisten.
| Bezeichnung | Definition für die Zwecke dieses Plans |
|---|---|
| Biologisches Geschlecht (Sex) | Biologische Merkmale, die für den Arbeitsschutz, Tests mit Bezug zum Menschen, Forschung, Datenanalysen oder die Auswirkungen von Produkten und Dienstleistungen relevant sein können. |
| Soziales Geschlecht (Gender) | Gesellschaftlich geprägte Rollen, Normen, Verhaltensweisen, Erwartungen, Identitäten und Beziehungen, die Chancen, Teilhabe, Bedürfnisse und Auswirkungen beeinflussen können. |
| Gleichstellung der Geschlechter | Gleiche Rechte, Pflichten, Chancen und Behandlung für alle Menschen unabhängig vom Geschlecht, einschließlich Frauen, Männern und Menschen mit diversen Geschlechtsidentitäten. |
| Geschlechtergleichgewicht | Ausgewogene Vertretung der Geschlechter in Teams, Führungspositionen, Entscheidungsprozessen, Vorauswahllisten bei Einstellungen, Gremien und Projektrollen, soweit dies möglich und mit einer leistungsbezogenen Auswahl vereinbar ist. |
| Geschlechterdimension | Die Einbeziehung der Analyse des biologischen und/oder sozialen Geschlechts in Forschung, Innovation, Gestaltung, Daten, Tests, Nutzeranforderungen und Folgenabschätzungen, soweit relevant. |
| Belästigung | Unerwünschtes Verhalten im Zusammenhang mit dem Geschlecht oder einem anderen geschützten Merkmal, das bezweckt oder bewirkt, die Würde einer Person zu verletzen oder ein einschüchterndes, feindseliges, entwürdigendes, demütigendes oder beleidigendes Umfeld zu schaffen. |
| Sexuelle Belästigung | Jede Form unerwünschten verbalen, nonverbalen oder körperlichen Verhaltens sexueller Natur mit dem oben beschriebenen Zweck oder der entsprechenden Wirkung. |
| Geschlechtsspezifische Gewalt | Gewalt oder schädliches Verhalten, das aufgrund von Geschlecht, Geschlechtsidentität oder wahrgenommenem Geschlecht gegen eine Person gerichtet ist oder die Personen eines bestimmten Geschlechts unverhältnismäßig beeinträchtigt. |
5 GOVERNANCE, ROLLEN UND VERANTWORTLICHKEITEN
Die Gleichstellung der Geschlechter wird durch das Managementsystem der Gesellschaft geregelt. Top Management behält die endgültige Rechenschaftspflicht. Der GEP-Koordinator unterstützt die Umsetzung, Überwachung und Berichterstattung. Manager und Projektleiter sind für die Anwendung des Plans in alltäglichen Entscheidungen, Projektplanung, Rekrutierung, Beschaffung und Teammanagement verantwortlich.
| Rolle | Zuständigkeiten |
|---|---|
| Geschäftsleitung | Genehmigt den GEP; sorgt für die Veröffentlichung und interne Kommunikation; benennt den GEP-Koordinator; stellt Ressourcen bereit; prüft den Jahresbericht; entscheidet über Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen. |
| GEP Koordinator | Koordiniert die Umsetzung; pflegt den Aktionsplan und das Nachweisregister; unterstützt die Datenerhebung; organisiert Schulungen; erstellt den jährlichen GEP-Bericht; nimmt gegebenenfalls Anliegen entgegen oder unterstützt deren Bearbeitung. |
| HR / Verwaltung oder übertragene Funktion | Unterstützt Einstellung, Einarbeitung, Schulungsnachweise, Vertragsinformationen, Arbeitszeit- und Abwesenheitsdaten, Datenschutzvorkehrungen und Dokumentation. |
| Manager / Projektleiter | Wenden transparente Kriterien bei der Aufgabenverteilung und Besetzung von Führungsrollen an; berücksichtigen ein ausgewogenes Geschlechterverhältnis in Teams; prüfen die Geschlechterdimension in Innovationsaktivitäten; verhindern und bearbeiten unangemessenes Verhalten. |
| Beschäftigte und Mitwirkende | Beachten den Plan, den Verhaltenskodex und die Menschenrechtsrichtlinie; nehmen an Schulungen teil; tragen zu einem inklusiven Arbeitsumfeld bei; melden Anliegen oder vermutete Verstöße unverzüglich. |
| Lieferanten und Partner | Es wird erwartet, dass sie im Rahmen ihrer Zusammenarbeit mit Kolibree-Tech die Grundsätze der Nichtdiskriminierung, der Prävention von Belästigungen und der Menschenrechte respektieren. |
5.1 Ressourcen und Fachwissen
Kolibree-Tech verpflichtet sich, geeignete Ressourcen für die Umsetzung dieses Plans bereitzustellen. Die Ressourcen können Arbeitszeiten des GEP-Koordinators und -Managements, administrative Unterstützung, Zugang zur Gleichstellungsberatung, Schulungsmaterialien, externes Fachwissen bei Bedarf und Zeit für Mitarbeiter zur Teilnahme an Schulungen oder Feedbacks umfassen.
- Mindestens eine benannte Person oder Funktion koordiniert das GEP.
- Der GEP-Koordinator hat Zugang zur Geschäftsleitung, um Anliegen zu eskalieren, Ressourcen zu erhalten und Entscheidungen herbeizuführen.
- Die Ausbildungszeit wird, soweit möglich und relevant, als Arbeitszeit betrachtet.
- Externe Sachverständige können für komplexe Fälle, jährliche Überprüfung, rechtliche Aktualisierungen, sensible Untersuchungen oder Gender-Analysen in technischen Projekten konsultiert werden.
- Budget und Zeitaufwand werden jährlich im Verhältnis zur Größe, zu den Risiken und zum Projektportfolio des Unternehmens überprüft.
6 BAUSTEINE DES GEP
In diesem Abschnitt werden die Mindestprozesselemente des Plans und die damit verbundenen internen Kontrollen dargelegt, mit denen die Umsetzung für öffentliche Auftraggeber, Projektpartner und Prüfer nachgewiesen wird.
| Baustein | Kolibree-Tech Engagement | Aufbewahrte Nachweise |
|---|---|---|
| Öffentliches Dokument | Der genehmigte GEP wird als HTML-Richtlinie mit Versionskontrolle veröffentlicht und intern kommuniziert. | URL der veröffentlichten Richtlinie, dokumentierte Veröffentlichung und Version, interne Genehmigung und Kommunikationsnachweise. |
| Besondere Mittel | Die Geschäftsleitung benennt die Verantwortlichen und stellt Zeit, Fachwissen und Unterstützung im Verhältnis zur Unternehmensgröße und zu den Risiken bereit. | Ernennung/E-Mail; Rollenbeschreibung; Sitzungsprotokolle; Ausbildungsbudget oder Zeitzuweisung. |
| Datenerhebung und -überwachung | Das Unternehmen erhebt und prüft jährlich nach Geschlecht aufgeschlüsselte Daten und qualitative Rückmeldungen und wendet dabei Vertraulichkeitsvorkehrungen für kleine Personengruppen an. | Jährliches Dashboard; anonymisierte Analyse; Protokoll zur Überprüfung des Managements; Verbesserungsmaßnahmen. |
| Ausbildung und Aufbau von Kapazitäten | Das Unternehmen bietet gegebenenfalls Sensibilisierung und Schulung zu Gleichstellung, Vorurteilen, Belästigungsprävention, Meldekanälen und Geschlechterdimension bei Innovationen. | Schulungsplan; Materialien; Anwesenheitsnachweise; Nachweise zur Einarbeitung. |
6.1 Öffentliches Dokument und Kommunikation
Der genehmigte GEP ist auf der Website von Kolibree-Tech zu veröffentlichen oder den betreffenden öffentlichen Auftraggebern, europäischen Projektpartnern und Interessengruppen anderweitig zugänglich zu machen. Das Dokument muss intern kommuniziert werden, etwa per E-Mail, in internen Besprechungen, über Einarbeitungsunterlagen oder im Dokumentenablagesystem des Unternehmens.
Die öffentliche Fassung kann persönliche Kontaktdaten oder sensible interne Informationen auslassen, muss jedoch die Verpflichtungen, Ziele, Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Überwachungsgrundsätze dieses Plans wahren.
6.2 Zugewiesene Ressourcen
Die Ressourcen werden nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zugewiesen. In einer kleinen Organisation können Ressourcen aus formal zugewiesener Managementzeit, GEP-Koordinationszeit, Zugang zu externem Fachwissen, Trainingszeit und dokumentierter Managementüberprüfung bestehen. Wenn ein europäisches Projekt zusätzliches geschlechtsspezifisches Fachwissen erfordert, sollte das entsprechende Projektbudget geeignete Ressourcen umfassen.
6.3 Datenerhebung, Überwachung und Berichterstattung
Kolibree-Tech wird ein jährliches GEP-Monitoring-Dashboard mit geschlechtsspezifischen Daten zu Personal und relevanten Organisationsprozessen erstellen. Wenn Zahlen klein sind und eine individuelle Identifizierung möglich ist, müssen die Daten zusammengefasst, unterdrückt oder qualitativ gemeldet werden.
- Daten werden nur für legitime Gleichstellungsüberwachungs- und Managementverbesserungszwecke erhoben.
- Die Daten auf individueller Ebene werden vertraulich behandelt und der Zugang ist auf befugte Personen beschränkt.
- Die Indikatoren werden jährlich von Top Management überprüft und zur Festlegung von Korrektur- oder Verbesserungsmaßnahmen eingesetzt.
- Der Jahresbericht kann extern in zusammengefasster Form weitergegeben werden, wenn dies durch eine Ausschreibung, Förderung oder Anfrage eines Partners verlangt wird.
6.4 Ausbildung und Aufbau von Kapazitäten
Das GEP umfasst Sensibilisierungs- und Schulungsmaßnahmen für die Organisation. Die Ausbildung wird an Rollen angepasst und kann über interne Briefings, E-Learning, externe Webinare, Projektkick-off-Sitzungen oder dokumentierte Toolbox-Gespräche durchgeführt werden.
| Publikum | Mindestinhalte | Frequenz / Auslöser | Nachweis |
|---|---|---|---|
| Alle Mitarbeiter | GEP-Grundsätze, Nichtdiskriminierung, respektvolles Verhalten, Meldewege, Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen. | Bei der Einarbeitung und mindestens jährlich. | Anwesenheitsliste, Checkliste zur Einarbeitung, Schulungsmaterial. |
| Führungskräfte und Entscheidungsträger | Unbewusste Voreingenommenheit, objektive Kriterien, inklusive Führung, faire Rekrutierung, Aufgabenzuweisung und Bewertung. | Jährlich oder bei Übernahme der Funktion. | Trainingsprotokoll, Sitzungsprotokolle. |
| Einstellung / Personal / Verwaltung | Inklusive Stellenanzeigen, strukturierte Interviews, Datenerhebung, Datenschutzbestimmungen, Dokumentation zur Gleichbehandlung. | Vor Rekrutierungskampagnen und mindestens alle zwei Jahre. | Einstellungsvorlagen, Checkliste. |
| Projekt- und technische Teams | Prüfung der Geschlechterdimension, inklusives Design, Datenverzerrungen, Auswirkungen auf Nutzer, Tests und Kommunikation. | Bei Projektvorschlag oder Projektstart, wenn relevant. | Checkliste zur Prüfung der Geschlechterdimension im Projekt, Projektbesprechungsprotokolle. |
| gegebenenfalls Lieferanten / Partner | Anforderungen des Verhaltenskodex, Nichtdiskriminierung und Zusammenarbeit ohne Belästigung. | Bei der Auftragsvergabe, Projekt onboarding oder Lieferantenprüfung. | Vertragsklauseln, Lieferantenkommunikation. |
7 AUSGANGSANALYSE UND INDIKATOREN
Die jährliche Basisbewertung dient dazu, Prioritäten zu ermitteln, den Fortschritt zu überwachen und Beweise für die Umsetzung des GEP zu liefern. Für den ersten Berichtszyklus wird der Ausgangswert anhand der neuesten verfügbaren Daten nach Annahme dieses Plans ausgefüllt. Das interne jährliche GEP-Monitoring-Dashboard wird als Reporting-Vorlage verwendet.
| Bereich | Indikator | Datenquelle | Häufigkeit | Datenschutzhinweis |
|---|---|---|---|---|
| Zusammensetzung der Arbeitnehmer | Anzahl der Mitarbeiter nach Geschlecht, Vertragstyp, Rollenfamilie und Dienstalter/Projektverantwortung. | HR/Admin Aufzeichnungen. | Jährlich. | Kategorien zusammenfassen, wenn weniger als fünf Personen identifizierbar sein könnten. |
| Einstellung | Bewerbungen, Vorauswahllisten für Vorstellungsgespräche, Stellenangebote und Einstellungen nach Geschlecht, soweit die Daten verfügbar sind und rechtmäßig verwendet werden können. | Bewerbungsunterlagen. | Pro Kampagne und jährlich. | Verwenden Sie freiwillige Daten und aggregierte Berichterstattung. |
| Berufsverlauf | Ausbildungsbeteiligung, Zertifizierungen, Mentoring, Rollenänderungen, Gehaltsbeurteilungsergebnisse und Projektleitungsaufgaben nach Geschlecht. | Trainingsaufzeichnungen, Projektaufzeichnungen, Admindaten. | Jährlich. | Qualitativ berichten, wo die Zahlen klein sind. |
| Führung und Entscheidungsfindung | Geschlechterverteilung in der Geschäftsleitung, der Projektleitung, der Leitung von Antrags- und Angebotsvorhaben, technischen Entscheidungsgremien und Ausschreibungsteams. | Organisations-/Projektaufzeichnungen. | Jährlich und im Vorschlagsstadium. | Externe Berichterstattung auf individueller Ebene vermeiden. |
| Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben | Einsatz flexibler Arbeitsregelungen, Urlaubs- und Arbeitsbelastungsindikatoren nach Geschlecht, soweit möglich. | Admin / Arbeitsplanung Aufzeichnungen. | Jährlich. | Keine sensiblen Angaben zu Urlaub oder sonstigen Abwesenheiten veröffentlichen. |
| Bezahlung und wirtschaftliche Behandlung | Überprüfung der Entlohnungs- und Vergütungspraktiken für vergleichbare Funktionen und Verantwortlichkeiten. | Lohnabrechnungs- und Buchhaltungsdaten. | Jährlich. | Zugang nur auf befugte Personen beschränkt. |
| Belästigung und Missstände | Anzahl und Art der eingegangenen Bedenken, Reaktionszeit, Ergebnis und Sanierung ohne personenbezogene Daten. | Beschwerderegister. | Jährlich und fallbezogen. | Nur anonymisierte Berichterstattung. |
| Geschlechterdimension in der Innovation | Anteil der relevanten Projekte mit abgeschlossener Überprüfung der Geschlechterdimension und gegebenenfalls Maßnahmen. | Projektdateien. | Bei Projektbeginn und jährlich. | Keine personenbezogenen Daten, sofern nicht erforderlich und rechtmäßig. |
7.1 Erstbewertungsmethode
Innerhalb von drei Monaten nach der Genehmigung des GEP erstellt der GEP-Koordinator eine Basisnotiz für die Zusammensetzung der Arbeitskräfte, Einstellungspraktiken, Ausbildungsaufzeichnungen, Work-Life-Balance-Praxis, Entscheidungsrollen, Beschwerdemechanismen und Gender-Dimension-Betrachtungen in laufenden Projekten. In der Basisnotiz müssen Lücken, vorrangige Maßnahmen und Datenbeschränkungen festgelegt werden.
7.2 Jährliche Ziele
Die Ziele werden jährlich überprüft. Die ersten Ziele für den Zeitraum 2026-2028 sind:
- 100 % des Personals werden innerhalb eines Monats nach Genehmigung des GEP oder nach Eintritt über den GEP und die Meldewege informiert.
- Mindestens 90 % Abschlussquote bei der jährlichen Schulung zur Gleichstellung der Geschlechter und zur Prävention von Belästigung, mit angemessenen Nachholmöglichkeiten bei Abwesenheit.
- 100% der Rekrutierungskampagnen verwenden objektive Kriterien, inklusive Sprache und strukturierte Interviewnotizen.
- Bei 100 % der relevanten europäischen Projektanträge und Innovationsprojekte wird die Relevanz der Geschlechterdimension geprüft.
- Jährliche Überprüfung der Kennzahlen zu Personal, Schulungen, Einstellungen, Führung und Beschwerden durch die Geschäftsleitung.
- Der Eingang aller Meldungen oder Anliegen zu Belästigung, Diskriminierung oder Vergeltungsmaßnahmen wird bestätigt; sie werden bewertet und dokumentiert sowie mit geeigneten Abhilfemaßnahmen bearbeitet.
8 GLEICHSTELLUNGSZIELE UND AKTIONSPLAN
Im folgenden Aktionsplan werden die Kolibree-Tech-Verpflichtungen in operative Maßnahmen umgesetzt. Die Maßnahmen werden jährlich überprüft und können aktualisiert werden, sobald das Unternehmen wächst, sich neuen Konsortien anschließt, neue Mitarbeiter rekrutiert, das Projektportfolio verändert oder Feedback von Mitarbeitern und Stakeholdern erhält.
8.1 Work-Life-Balance und Organisationskultur
| Maßnahme | Verantwortlich | Zeitplan | KPI / Nachweise |
|---|---|---|---|
| Flexible Arbeitspraktiken bestätigen und kommunizieren, einschließlich Fern- und Hybridarbeit, flexibler Arbeitszeiten und angemessener Berücksichtigung von Betreuungs- und Pflegepflichten, soweit dies mit betrieblichen Anforderungen und Projektverpflichtungen vereinbar ist. | Top Management / GEP Koordinator | Q3 2026; fortlaufend | Kommunikation der Richtlinie; Checkliste zur Einarbeitung; jährliche Rückmeldungen des Personals. |
| Planen Sie Sitzungen, Fristen und Reisen mit angemessener Ankündigung und vermeiden Sie unnötige Terminplanung außerhalb normaler Arbeitszeiten. | Manager / Projektleiter | Fortlaufend | Projekttreffen Aufzeichnungen; Feedback; Korrekturmaßnahmen bei wiederkehrenden Problemen. |
| Überwachung der Indikatoren für die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und Feststellung, ob flexible Vereinbarungen gleichermaßen zugänglich sind und keine nachteiligen Auswirkungen auf den beruflichen Fortschritt oder die Projektmöglichkeiten haben. | GEP-Koordinator / HR | Jährlich | Jährliches Dashboard; Protokoll zur Überprüfung der Verwaltung. |
| Förderung der psychologischen Sicherheit, respektvoller Kommunikation und eines konstruktiven Dialogs zwischen Management und Mitarbeitern. | Alle Mitarbeiter | Fortlaufend | Schulungsaufzeichnungen; Feedback; Beschwerden. |
8.2 Führung und Entscheidungsfindung
| Maßnahme | Verantwortlich | Zeitplan | KPI / Nachweise |
|---|---|---|---|
| Transparente Kriterien für die Vergabe von Projektleitung, Aufgabenleitung, Leitung von Antrags- und Angebotsvorhaben sowie Entscheidungsverantwortung festlegen. | Top Management / Projektleiter | Q4 2026; jährliche Überprüfung | Kriterien dokumentiert; Projektzuweisungsaufzeichnungen. |
| Suchen Sie nach einer ausgewogenen Vertretung von Geschlechtern in Projektteams, Tenderteams, Panels und Entscheidungsgruppen, soweit möglich; dokumentieren Sie die Begründung, wenn das Gleichgewicht aufgrund von Größe, Verfügbarkeit oder erforderlichem Fachwissen nicht erreicht werden kann. | Manager / Projektleiter | Bei Projekt/Tender-Start | Projektmitarbeiternotizen; Ausschreibungs-/Vorschlagsdateien. |
| Sicherstellen, dass Chancen auf Führungsaufgaben, Sichtbarkeit in europäischen Projekten und externe Vertretung fair kommuniziert und nach objektiven Kriterien vergeben werden. | Geschäftsleitung | Fortlaufend | Projekt-Rollenzuweisungsprotokolle; jährliche Überprüfung. |
| Einbeziehung der Fortschritte bei der Gleichstellung der Geschlechter bei der Überprüfung des Managements und bei der Unternehmensplanung. | Top Management / GEP Koordinator | Jährlich | Jährlicher GEP-Bericht; Aktionstracker. |
8.3 Einstellung, Auswahl und Karrierefortschritt
| Maßnahme | Verantwortlich | Zeitplan | KPI / Nachweise |
|---|---|---|---|
| Verwenden Sie inklusive und neutrale Sprache in Jobbeschreibungen, Vermeidung unnötiger Anforderungen und Stereotypen; erklären Sie das Unternehmen Engagement für Chancengleichheit. | HR / Hiring Manager | Jede Einstellung | Job-Anzeige Checkliste; archivierte Anzeigen. |
| Verwenden Sie strukturierte Auswahlkriterien und Interviewnotizen, um die Voreingenommenheit zu verringern und die Vergleichbarkeit zwischen den Bewerbern zu verbessern. | Hiring Manager / Interviewer | Jede Einstellung | Interviewvorlage; Auswahlmatrix. |
| Soweit möglich, ein ausgewogenes Geschlechterverhältnis auf Vorauswahllisten und in Auswahlgremien anstreben und dabei die Verfügbarkeit auf dem Arbeitsmarkt und die Unternehmensgröße berücksichtigen. | Hiring Manager | Jede Einstellung | Shortlist Notes; Begründung, soweit nicht durchführbar. |
| Überwachen Sie Einstellungstrichter und Einstellungsergebnisse nach Geschlecht, wenn Daten verfügbar und rechtmäßig sind, und überprüfen Sie Gründe für Ungleichgewichte. | GEP-Koordinator / HR | Jährlich | Jährliche Überprüfung des Einstellungsindikators. |
| Transparente Kriterien für Schulungen, Funktionswechsel, Gehaltsüberprüfungen, Sichtbarkeit in Projekten und Aufstiegsmöglichkeiten sicherstellen. | Top Management / Manager | Jährlich | Kriterien und Überprüfungshinweise; Ausbildungsplan. |
8.4 Kompetenzentwicklung, Ausbildung und Mentoring
| Maßnahme | Verantwortlich | Zeitplan | KPI / Nachweise |
|---|---|---|---|
| Jährliche Sensibilisierungsschulungen zu Geschlechtergleichstellung, respektvollem Verhalten, unbewussten Vorurteilen, Prävention von Belästigung, Meldewegen und Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen anbieten. | GEP Koordinator | Jährlich; bei der Einarbeitung | Schulungsmaterial; Anwesenheitsnachweise; Abschlussquote >= 90%. |
| Stellen Sie rollenspezifische Schulungen für Führungskräfte und Entscheidungsträger für inklusive Führung, strukturierte Rekrutierung, objektive Bewertungen und geschlechtssensible Kommunikation bereit. | Top Management / GEP Koordinator | Jährlich oder bei Übernahme der Funktion | Schulungsaufzeichnungen; aktualisierte Vorlagen. |
| Schulungs- und Zertifizierungsmöglichkeiten erfassen und den Zugang nach Geschlecht überwachen, um einen fairen Zugang zu projektentscheidenden Schulungen sicherzustellen. | Manager / HR | Jährlich | Ausbildungsplan; Teilnahme Dashboard. |
| Bieten Mentoring, Peer Learning oder Wissensaustausch Möglichkeiten für Mitarbeiter, neue technische, Projekt- oder Führungsverantwortung zu übernehmen. | Manager / Projektleiter | Fortlaufend | Mentoring Notes; Projekt onboarding Aufzeichnungen. |
8.5 Geschlechterdimension in Forschung, Innovation und Technologie
| Maßnahme | Verantwortlich | Zeitplan | KPI / Nachweise |
|---|---|---|---|
| In der Antrags- oder Angebotsphase oder bei Projektbeginn prüfen, ob das biologische und/oder soziale Geschlecht Bedürfnisse, Nutzung, Sicherheit, Zugänglichkeit, Datenqualität, Verzerrungen, Akzeptanz oder Auswirkungen der Lösung beeinflussen kann. | Projektleiter / Technische Leitung | Jedes relevante Projekt | Checkliste zur Überprüfung der Geschlechterdimension. |
| Soweit relevant, integrieren Sie gendersensitive Anforderungen in die Nutzerforschung, Datensätze, Tests, Validierung, Kommunikation, Risikobewertung und Folgenabschätzung. | Projektteam | Projektlebenszyklus | Projektdokumentation; Testpläne; Datennotizen. |
| Intersektionalität bei Gestaltungsentscheidungen berücksichtigen, einschließlich Alter, Behinderung, Sprache, Kultur, sozioökonomischem Kontext und digitalem Zugang, soweit dies für Nutzer oder Begünstigte relevant ist. | Projektteam | Projektlebenszyklus | Anforderungen und Risikoregister. |
| Überprüfen Sie externe Kommunikations-, Marketing- und Verbreitungsmaterialien, um Stereotypen zu vermeiden und inklusive Sprache und Bildsprache zu fördern. | Kommunikation / Projektteam | Vor der Veröffentlichung | Checkliste zur Überprüfung der Kommunikation. |
| Wenn die Geschlechterdimension für ein Projekt nicht relevant ist, den Grund kurz dokumentieren, statt die Frage ungeprüft zu lassen. | Projektleiter | Bei Projektbeginn | Projekt-Screening-Aufzeichnung. |
8.6 Prävention geschlechtsspezifischer Gewalt, Belästigung und Diskriminierung
| Maßnahme | Verantwortlich | Zeitplan | KPI / Nachweise |
|---|---|---|---|
| Beibehaltung eines Null-Toleranz-Ansatzes für Diskriminierung, Belästigung, sexuelle Belästigung, geschlechtsspezifische Gewalt, Mobbing und Vergeltung. | Top Management / Alle Mitarbeiter | Fortlaufend | Kommunikation der Richtlinie; Schulungsnachweise. |
| Sicherstellen, dass die Meldewege bekannt, zugänglich und vertraulich sind und gegebenenfalls eine Weiterleitung über die direkte Führungskraft hinaus ermöglichen. | Top Management / GEP Koordinator | 3. Quartal 2026; bei der Einarbeitung | Interne Kommunikation; Checkliste zur Einarbeitung. |
| Den Eingang von Anliegen zeitnah bestätigen, Risiken bewerten, betroffene Personen schützen, fair untersuchen und Korrektur- oder Abhilfemaßnahmen dokumentieren. | Top Management / Delegierter Ermittler | Fall für Fall | Vertrauliche Fallakte; anonymisiertes Beschwerderegister. |
| Verbot Vergeltung gegen jede Person, die eine Besorgnis in gutem Glauben meldet, unterstützt eine Untersuchung oder beteiligt sich als Zeuge. | Top Management / Alle Mitarbeiter | Fortlaufend | Kommunikation der Richtlinie; erforderlichenfalls Disziplinar- oder Korrekturmaßnahmen. |
| Anforderungen an eine Zusammenarbeit ohne Belästigung in die einschlägige Kommunikation mit Projektbeteiligten, Lieferanten und Partnern aufnehmen. | Projektleiter / Beschaffung | Bei Vertragsabschluss/Projektbeginn | Vertragsklauseln; Unterlagen zur Einarbeitung von Partnern. |
8.7 Stakeholder, Lieferanten und externe Partnerschaften
| Maßnahme | Verantwortlich | Zeitplan | KPI / Nachweise |
|---|---|---|---|
| Lieferanten und Geschäftspartnern gegebenenfalls die Erwartungen von Kolibree-Tech an Nichtdiskriminierung, Menschenrechte und ein Verhalten ohne Belästigung kommunizieren. | Beschaffung / Projektleiter | Bei Aufnahme eines Lieferanten oder Vertragsverlängerung | Lieferantenkommunikation; Vertragsklauseln. |
| Betrachten Sie soziale Verantwortungspraktiken, einschließlich der Abschaffung unlauterer Diskriminierung, bei der Lieferantenauswahl und bei der Sorgfaltspflicht des Projektpartners. | Beschaffung / Projektleiter | Lieferantenauswahl | Anmerkungen zur Lieferantenbewertung. |
| Förderung einer ausgewogenen Beteiligung und eines inklusiven Verhaltens in europäischen Konsortien, Sitzungen, Veranstaltungen zur Verbreitung und Beteiligung der Interessengruppen. | Projektleiter | Projektlebenszyklus | Sitzungsprotokolle; Verbreitungsplanung. |
| Nutzen Sie gegebenenfalls Feedback der Interessengruppen, um das GEP zu verbessern und negative Auswirkungen oder Hindernisse für die Gleichstellung der Geschlechter zu ermitteln. | GEP Koordinator | Jährlich | Zusammenfassung der Rückmeldungen; Maßnahmen zur Überprüfung des Managements. |
9 BESCHWERDEVERFAHREN, ABHILFEMASSNAHMEN UND SCHUTZ VOR REPRESSALIEN
Kolibree-Tech wird den im Verhaltenskodex beschriebenen freiwilligen Mechanismus für vertrauliche Ethikmeldungen und Beschwerden auf Anliegen zu geschlechtsspezifischer Diskriminierung, Belästigung, sexueller Belästigung, Gewalt, Vergeltungsmaßnahmen oder Verstößen gegen diesen GEP anwenden. Der CEO ist der reguläre Empfänger. Anliegen, die den CEO betreffen oder einen Interessenkonflikt verursachen, werden über einen Kanal, auf den der CEO keinen Zugriff hat, direkt an den gesondert benannten unabhängigen Ethikprüfer gerichtet. Die praktischen Meldeinformationen werden im Website-Bereich Unsere Werte veröffentlicht, sobald der primäre und der alternative Meldekanal aktiviert und getestet wurden.
| Schritt | Mindestanforderung |
|---|---|
| 1. Meldung | Beschäftigte, Mitwirkende, Lieferanten, Projektpartner und weitere Interessengruppen können Anliegen über die im Verhaltenskodex beschriebenen speziellen Ethikmeldewege vorbringen. Vertraulichkeit ist gewährleistet; Anonymität wird nur unterstützt, soweit sie technisch verfügbar ist. |
| 2. Eingangsbestätigung und Ersteinschätzung | Der CEO oder bei Interessenkonflikten der unabhängige Ethikprüfer bestätigt den Eingang, sofern eine Kontaktaufnahme möglich ist, bewertet Dringlichkeit, Sicherheit und Interessenkonflikte und beschränkt den Zugriff auf die zuständige Bearbeitungsperson. |
| 3. Bewertung / Untersuchung | Die Angelegenheit wird fair, unparteiisch und vertraulich bewertet. Externes Fachwissen kann für komplexe oder sensible Fälle verwendet werden. |
| 4. Sanierungs- und Korrekturmaßnahmen | Wird ein Verstoß bestätigt oder Risiken festgestellt, trifft Kolibree-Tech geeignete Korrektur- und Abhilfemaßnahmen, die Schutzmaßnahmen, Schulungen, Disziplinarmaßnahmen, Prozessänderungen oder die Eskalation von Lieferanten/Partnern umfassen können. |
| 5. Abschluss und Lernen | Fälle werden vertraulich dokumentiert; gegebenenfalls werden anonymisierte Lektionen in die jährliche GEP-Überprüfung aufgenommen. |
Vergeltungsmaßnahmen sind streng verboten. Jede Benachteiligung einer Person, die in gutem Glauben ein Anliegen meldet, eine andere Person unterstützt, Beweise vorlegt oder an einer Untersuchung mitwirkt, wird als schwerwiegender Verstoß behandelt.
Meldekanäle und Anweisungen werden im Abschnitt Unsere Werte zur Verfügung gestellt, sobald die freiwilligen primären und unabhängigen Kanäle funktionsfähig sind.
Die Sanierung muss der Art und Schwere der Auswirkungen angemessen sein und kann die Wiederherstellung eines sicheren Arbeitsumfelds, die Berichtigung von Entscheidungen, die Unterstützung der betroffenen Personen, die Veränderung der Prozesse, die Ausbildung von Einzelpersonen oder Teams oder die Annahme von Disziplinar- oder vertraglichen Maßnahmen nach geltendem Recht umfassen.
10 KOMMUNIKATION, VERÖFFENTLICHUNG UND AUFZEICHNUNGEN
Die Wirksamkeit des GEP hängt von aktiver Kommunikation ab. Kolibree-Tech wird sicherstellen, dass der Plan und die zugehörigen Verfahren zugänglich und verständlich sind und in Einarbeitung, Managementbewertung, Projektplanung und relevante externe Kommunikation einbezogen werden.
| Aufzeichnung | Verantwortlich | Aufbewahrung / Ort |
|---|---|---|
| Genehmigte GEP- und öffentliche HTML-Version | GEP Koordinator | Kontrollierte Quelle im Unternehmens-Repository; genehmigte HTML-Seite und Veröffentlichungsnachweise. |
| Genehmigung durch die Geschäftsleitung und Benennung der Verantwortlichen | Top Management / GEP Koordinator | Datei zur Dokumentenkontrolle; Protokoll zur Überprüfung der Verwaltung. |
| Nachweise der Veröffentlichung auf der Website | GEP-Koordinator / Kommunikation | URL, Screenshot oder Publikationsaufzeichnung. |
| Bericht über die interne Kommunikation | GEP Koordinator | E-Mail, Besprechungsprotokoll oder Checkliste zur Einarbeitung. |
| Schulungsmaterial und Anwesenheitsunterlagen | GEP-Koordinator / HR | Schulungsordner, Mitarbeiterdatei oder Projektdatei, soweit zutreffend. |
| Jährliches Dashboard und Management-Review | GEP-Koordinator / Top Management | Jährlicher GEP-Ordner; vertrauliche Anlage, falls erforderlich. |
| Einstellungs- und Projektchecklisten | Hiring Manager / Projektleiter | Einstellungs-/Projektdateien. |
| Beschwerde- und Abhilfenachweise | Top Management / befugte Personen | Vertrauliche Falldatei mit eingeschränktem Zugriff. |
Aufzeichnungen werden gemäß den geltenden gesetzlichen, vertraglichen und Datenschutzbestimmungen aufbewahrt. Sensible oder persönliche Informationen dürfen nicht in öffentliche Versionen aufgenommen oder extern weitergegeben werden, es sei denn, sie sind rechtmäßig, notwendig und angemessen geschützt.
11 MONITORING, JÄHRLICHE ÜBERPRÜFUNG UND KONTINUIERLICHE VERBESSERUNG
Das GEP ist ein lebendiges Management-Tool. Es wird mindestens jährlich von Top Management anhand des jährlichen Dashboards, der Schulungsunterlagen, der Rekrutierungs- und Projektnachweise, der Beschwerden, des Feedbacks der Stakeholder und der Fortschritte gegen den Aktionsplan überprüft. In der Überprüfung werden Erfolge, Lücken, Korrekturmaßnahmen und Prioritäten für den nächsten Zeitraum ermittelt.
| Grundlagen der Überprüfung | Zu behandelnde Fragen |
|---|---|
| Dashboard für Daten | Bestehen geschlechtsspezifische Unterschiede in der Personalzusammensetzung, Einstellung, Schulung, Führung, Gehaltsüberprüfung, Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben oder bei Projektchancen? |
| Fortschritte im Aktionsplan | Welche Maßnahmen wurden abgeschlossen, verzögert oder nicht mehr relevant? Welche Beweise gibt es? |
| Ausbildung und Sensibilisierung | War die Ausbildung abgeschlossen? Hat das Personal den Plan und die Meldekanäle verstanden? |
| Beschwerden und Abhilfe | Wurden Bedenken umgehend, vertraulich und ohne Vergeltung behandelt? Sind systemische Verbesserungen erforderlich? |
| Projekte und Ausschreibungen | Wurde die Geschlechterdimension geprüft, soweit dies relevant war? Haben sich die Anforderungen aus Ausschreibungen oder Konsortien geändert? |
| Feedback der Interessengruppen | Finden Mitarbeiter, Partner oder andere Interessengruppen Barrieren oder Verbesserungsmöglichkeiten? |
| Mittel | Sind Ressourcen, Expertise, Zeit und Verantwortlichkeiten für die Größe und das Risikoprofil des Unternehmens noch angemessen? |
Das Ergebnis der jährlichen Überprüfung wird dokumentiert und kann zu einer aktualisierten Fassung des GEP, überarbeiteten Indikatoren, neuen Maßnahmen, zusätzlichen Ressourcen, gezielter Schulung oder Änderungen von Verfahren und Vorlagen führen.
12 UMSETZUNGSFAHRPLAN 2026-2028
| Zeitraum | Meilenstein | Verantwortlich | Nachweis |
|---|---|---|---|
| Q2 2026 | Überprüfung der Umsetzung des am 19. Mai 2025 genehmigten GEP; Überprüfung der Rollenzuweisung, der internen Kommunikation und der Fortschritte bei der Veröffentlichung der kontrollierten HTML-Version. | Top Management / GEP Koordinator | Ursprünglicher Genehmigungsnachweis; datierter Umsetzungsstand; Verantwortungszuweisung und Nachweis der HTML-Veröffentlichung, sobald verfügbar. |
| Q3 2026 | Überprüfung des Status der Basisbewertung, der Datenquellen, des Dashboards und der ersten Sensibilisierungssitzung; Ermittlung überfälliger Maßnahmen und Korrekturtermine. | GEP-Koordinator / HR | Basisnotiz; Dashboard; Trainingsprotokolle. |
| Q4 2026 | Einbetten von Checkliste für Einstellungen, Gender-Dimensions-Screening-Projekte und Präventionsverfahren für Belästigungen in operative Vorlagen. | GEP-Koordinator / Manager | Aktualisierte Vorlagen; Projektdateien. |
| 2027 | Den vollständigen Jahreszyklus umsetzen: Datenerhebung, Schulung, Überprüfung des Aktionsplans, Managementbewertung und Aktualisierung der Nachweise für die Öffentlichkeit und für Ausschreibungen. | Top Management / GEP Koordinator | Jährlicher GEP-Bericht; Protokoll zur Überprüfung der Verwaltung. |
| 2028 | Bewertung der Wirksamkeit der Maßnahmen, Aktualisierung der Ziele und Vorbereitung des nächsten GEP-Zyklus. | Top Management / GEP Koordinator | Evaluierungsbericht; überarbeitetes GEP oder Änderungsprotokoll. |
Der Abschluss der für 2026 vorgesehenen Maßnahmen muss anhand interner Umsetzungsnachweise bestätigt werden.
13 GENEHMIGUNG, ÜBERPRÜFUNG UND DOKUMENTENLENKUNG
Dieser GEP tritt mit Genehmigung durch die Geschäftsleitung in Kraft. Er bleibt gültig, bis er durch eine neue Fassung ersetzt oder von der Geschäftsleitung zurückgezogen wird. Das Dokument wird mindestens jährlich sowie nach wesentlichen organisatorischen oder regulatorischen Änderungen überprüft.
Änderungen dieses Plans werden im Änderungsprotokoll erfasst und dem betroffenen Personal mitgeteilt. Abgelöste Fassungen werden gemäß den Regeln zur Dokumentenlenkung des Unternehmens archiviert.