1 FINALITÀ E IMPEGNO DELLA DIREZIONE
Il presente Piano per la parità di genere (Gender Equality Plan, GEP) definisce impegni, governance, obiettivi, azioni, indicatori e meccanismi di riesame attraverso i quali Kolibree-Tech s.r.l.s promuove parità di genere, non discriminazione, inclusione e un ambiente di lavoro rispettoso. Il Piano copre il periodo 2026-2028 ed è volto a supportare la Società nelle gare, nei finanziamenti e nelle attività europee di ricerca, innovazione e partenariato in cui sia richiesto o valutato un GEP formale o una strategia equivalente per l’uguaglianza.
Kolibree-Tech adotta il presente Piano come politica di gestione e strumento operativo di attuazione. È allineato al Codice di condotta e alla Politica sui diritti umani della Società, che già impegnano l’organizzazione a rispettare i diritti umani riconosciuti a livello internazionale, prevenire discriminazioni e molestie, promuovere un ambiente di lavoro sicuro, sostenere modalità di lavoro flessibili e offrire opportunità di formazione e sviluppo.
L’Alta direzione è responsabile dell’approvazione del Piano, dell’assegnazione di risorse adeguate e dell’integrazione dei suoi obiettivi nei processi aziendali pertinenti. Responsabili e dipendenti sono tenuti ad agire in conformità al Piano e a segnalare tempestivamente eventuali criticità attraverso i canali disponibili.
Il presente Piano per la parità di genere è accessibile pubblicamente sul sito web della Società. Le evidenze dell’approvazione da parte della direzione, delle revisioni controllate e della comunicazione interna sono conservate nelle registrazioni di controllo documentale della Società.
2 AMBITO DI APPLICAZIONE
Il Piano si applica a tutte le attività di Kolibree-Tech, tra cui reclutamento, contrattualizzazione, inserimento, condizioni di lavoro, sviluppo professionale e delle competenze, assegnazione del personale ai progetti, leadership, processi decisionali, comunicazione, acquisti, coinvolgimento dei portatori di interesse e attività tecnologiche o di innovazione nelle quali sesso e/o genere possano essere rilevanti per utenti, clienti, lavoratori o comunità.
- Tutti gli esponenti aziendali e i dipendenti, inclusi quelli a tempo determinato, a tempo parziale e a contratto.
- Consulenti, stagisti, tirocinanti, lavoratori temporanei e collaboratori quando operano per o con la Società.
- Responsabili, capi progetto e soggetti decisori coinvolti in reclutamento, valutazione, assegnazione delle attività, promozione, remunerazione e governance dei progetti.
- Partner commerciali e fornitori, nella misura pertinente al loro rapporto con Kolibree-Tech e coerentemente con gli accordi contrattuali.
- Portatori di interesse esterni nei progetti europei, nei consorzi, nelle gare pubbliche e nelle attività di approvvigionamento.
Qualora una misura debba essere adattata alle dimensioni della Società o ai requisiti di riservatezza, Kolibree-Tech la applicherà in modo proporzionato, mantenendone la finalità e conservando evidenze adeguate dell’attuazione.
3 QUADRO DELLE POLITICHE E ALLINEAMENTO
Il GEP fa parte del sistema di gestione della Società e integra il Codice di condotta, la Politica sui diritti umani e le norme applicabili in materia di lavoro, privacy, salute e sicurezza e non discriminazione. Kolibree-Tech adotta, nell’ambito del Codice di condotta, un Meccanismo volontario di segnalazione etica riservata e gestione dei reclami, distinto dal canale di whistleblowing previsto dal D.Lgs. 24/2023. Il Piano traduce gli impegni per dignità, pari opportunità, condizioni sicure e miglioramento continuo in misure per la parità di genere.
Ai fini di progetti e gare europei, il Piano è strutturato per coprire i quattro elementi obbligatori di processo generalmente richiesti ai Piani per la parità di genere nell’ambito di Horizon Europe e per affrontare le cinque aree tematiche raccomandate alle organizzazioni di ricerca e innovazione: equilibrio tra vita e lavoro e cultura organizzativa; equilibrio di genere nella leadership e nei processi decisionali; reclutamento e progressione di carriera; integrazione della dimensione di genere nei contenuti di ricerca e innovazione; misure contro la violenza di genere, comprese le molestie sessuali.
| Fonte / requisito | Come viene affrontato nel GEP |
|---|---|
| Codice di condotta aziendale | Integra gli impegni su diritti umani, non discriminazione, modalità di lavoro flessibili, salute e sicurezza, formazione, responsabilità dei fornitori e segnalazione delle non conformità. |
| Politica aziendale sui diritti umani | Recepisce gli impegni a vietare discriminazioni e molestie, garantire condizioni di lavoro sicure, attuare governance e dovuta diligenza, gestire meccanismi di reclamo e proteggere dalle ritorsioni chi effettua segnalazioni. |
| Requisiti europei di processo per il GEP | Comprende dichiarazione di pubblicità del documento, risorse dedicate, raccolta dati e monitoraggio, rendicontazione annuale, formazione e azioni di sviluppo delle capacità. |
| Aree tematiche europee del GEP | Comprende obiettivi e azioni specifici su equilibrio tra vita e lavoro, leadership, reclutamento e progressione, dimensione di genere nell’innovazione e prevenzione della violenza di genere e delle molestie sessuali. |
| Protezione dei dati e riservatezza | Richiede rendicontazione aggregata, riservatezza dei singoli casi e garanzie di privacy nel trattamento di dati sensibili o riferiti a piccoli gruppi. |
4 PRINCIPI E DEFINIZIONI
Kolibree-Tech applica il Piano secondo i seguenti principi:
- Pari dignità e rispetto: ogni persona deve essere trattata con dignità e senza discriminazioni.
- Pari opportunità: l’accesso al lavoro, ai progetti, alla formazione, allo sviluppo professionale, alla leadership e alla remunerazione deve basarsi su criteri oggettivi e trasparenti.
- Intersezionalità: le misure per la parità di genere dovrebbero considerare le interazioni del genere con età, disabilità, razza o origine etnica, nazionalità, religione o convinzioni personali, orientamento sessuale, situazione familiare, condizioni di salute o altre caratteristiche protette.
- Miglioramento basato sulle evidenze: le azioni si fondano su dati, riscontri, indicatori, monitoraggio annuale e azioni correttive.
- Riservatezza e divieto di ritorsioni: le segnalazioni sono gestite in modo riservato e nessuno può subire ritorsioni per aver segnalato in buona fede o partecipato a un’indagine.
- Proporzionalità per le PMI: le misure sono attuate in modo praticabile per una piccola organizzazione, garantendo comunque governance, risorse, monitoraggio e responsabilità effettivi.
| Termine | Definizione ai fini del Piano |
|---|---|
| Sesso | Caratteristiche biologiche che possono essere rilevanti per salute e sicurezza sul lavoro, sperimentazioni riguardanti persone, ricerca, analisi dei dati o impatti di prodotti e servizi. |
| Genere | Ruoli, norme, comportamenti, aspettative, identità e relazioni socialmente costruiti che possono influenzare opportunità, partecipazione, esigenze e impatti. |
| Parità di genere | Pari diritti, responsabilità, opportunità e trattamento per tutte le persone, indipendentemente dal genere, incluse donne, uomini e persone con identità di genere diverse. |
| Equilibrio di genere | Rappresentanza equilibrata dei generi nei team, nella leadership, nei processi decisionali, nelle rose di candidati, nelle commissioni e nei ruoli di progetto, ove possibile e in coerenza con una selezione basata sul merito. |
| Dimensione di genere | Integrazione dell’analisi di sesso e/o genere nella ricerca, nell’innovazione, nella progettazione, nei dati, nelle prove, nei requisiti degli utenti e nella valutazione degli impatti, quando pertinente. |
| Molestie | Comportamento indesiderato collegato al genere o a un’altra caratteristica protetta, avente lo scopo o l’effetto di violare la dignità di una persona o di creare un ambiente intimidatorio, ostile, degradante, umiliante o offensivo. |
| Molestie sessuali | Qualsiasi comportamento indesiderato, verbale, non verbale o fisico, di natura sessuale, avente lo scopo o l’effetto sopra descritti. |
| Violenza di genere | Violenza o comportamento dannoso rivolto contro una persona a causa del genere, dell’identità di genere o del genere percepito, oppure che colpisce in modo sproporzionato persone di un determinato genere. |
5 GOVERNANCE, RUOLI E RESPONSABILITÀ
La parità di genere è gestita nell’ambito del sistema di gestione aziendale. L’Alta direzione mantiene la responsabilità finale. Il Coordinatore GEP supporta attuazione, monitoraggio e rendicontazione. Responsabili e capi progetto sono tenuti ad applicare il Piano nelle decisioni quotidiane, nella pianificazione dei progetti, nel reclutamento, negli acquisti e nella gestione dei team.
| Ruolo | Responsabilità |
|---|---|
| Alta direzione | Approva il GEP; ne assicura la pubblicazione e la comunicazione interna; nomina il Coordinatore GEP; mette a disposizione le risorse; esamina la relazione annuale; decide le azioni correttive e di miglioramento. |
| Coordinatore GEP | Coordina l’attuazione; mantiene il piano d’azione e il registro delle evidenze; supporta la raccolta dati; organizza la formazione; prepara la relazione annuale GEP; riceve le segnalazioni o ne supporta la gestione, ove opportuno. |
| Risorse umane / Amministrazione o funzione delegata | Supporta reclutamento, inserimento, registrazioni della formazione, informazioni contrattuali, dati su orari e congedi, garanzie di privacy e documentazione. |
| Responsabili / Capi progetto | Applicano criteri trasparenti nell’assegnazione delle attività e dei ruoli di leadership; considerano l’equilibrio di genere nei team; integrano la valutazione della dimensione di genere nelle attività di innovazione; prevengono e affrontano i comportamenti inappropriati. |
| Dipendenti e collaboratori | Rispettano il Piano, il Codice di condotta e la Politica sui diritti umani; partecipano alla formazione; contribuiscono a un ambiente inclusivo; segnalano tempestivamente criticità o sospette violazioni. |
| Fornitori e partner | Ci si attende che rispettino i principi di non discriminazione, prevenzione delle molestie e tutela dei diritti umani nell’ambito della collaborazione con Kolibree-Tech. |
5.1 Risorse e competenze
Kolibree-Tech si impegna a mettere a disposizione risorse adeguate per attuare il Piano. Possono comprendere tempo di lavoro del Coordinatore GEP e della direzione, supporto amministrativo, accesso a indicazioni sulla parità di genere, materiali formativi, competenze esterne quando necessarie e tempo per consentire ai dipendenti di partecipare alla formazione o fornire riscontri.
- Almeno una persona o funzione formalmente incaricata coordina il GEP.
- Il Coordinatore GEP ha accesso all’Alta direzione per segnalare criticità, richiedere risorse e assumere decisioni.
- Il tempo dedicato alla formazione è considerato tempo di lavoro, ove possibile e pertinente.
- È possibile consultare esperti esterni per casi complessi, riesame annuale, aggiornamenti normativi, indagini delicate o analisi di genere nei progetti tecnici.
- Budget e tempo assegnati sono riesaminati annualmente in proporzione alle dimensioni, ai rischi e al portafoglio progetti della Società.
6 ELEMENTI COSTITUTIVI DEL GEP
Questa sezione stabilisce gli elementi minimi di processo del Piano e i relativi controlli interni utilizzati per dimostrarne l’attuazione ad amministrazioni aggiudicatrici, partner di progetto e auditor.
| Elemento costitutivo | Impegno di Kolibree-Tech | Evidenze conservate |
|---|---|---|
| Documento pubblico | Il GEP approvato è pubblicato come politica HTML con controllo di versione e comunicato internamente. | URL della politica pubblica, registrazione della pubblicazione e della versione, evidenze dell’approvazione e della comunicazione interna. |
| Risorse dedicate | L’Alta direzione assegna i ruoli responsabili e fornisce tempo, competenze e supporto proporzionati alle dimensioni e ai rischi della Società. | Nomina o email; descrizione del ruolo; verbali delle riunioni; budget formativo o tempo assegnato. |
| Raccolta dati e monitoraggio | La Società raccoglie ed esamina annualmente dati disaggregati per genere e riscontri qualitativi, applicando garanzie di riservatezza per i piccoli gruppi. | Cruscotto annuale; analisi anonimizzata; verbali del riesame della direzione; azioni di miglioramento. |
| Formazione e sviluppo delle capacità | La Società realizza attività di sensibilizzazione e formazione su parità di genere, pregiudizi, prevenzione delle molestie, canali di segnalazione e dimensione di genere nell’innovazione, ove pertinente. | Piano formativo; materiali; registri delle presenze; evidenze dell’inserimento. |
6.1 Documento pubblico e comunicazione
Il GEP approvato deve essere pubblicato sul sito di Kolibree-Tech o altrimenti reso disponibile alle amministrazioni aggiudicatrici, ai partner dei progetti europei e ai portatori di interesse pertinenti. Il documento deve essere comunicato internamente, ad esempio mediante email, riunioni, materiali di inserimento o archivio documentale aziendale.
La versione pubblica può omettere recapiti personali o informazioni interne sensibili, ma deve mantenere impegni, obiettivi, misure, responsabilità e principi di monitoraggio del Piano.
6.2 Risorse dedicate
Le risorse sono assegnate secondo il principio di proporzionalità. In una piccola organizzazione possono consistere in tempo della direzione formalmente assegnato, tempo per il coordinamento del GEP, accesso a competenze esterne, tempo formativo e riesame documentato della direzione. Quando un progetto europeo richiede ulteriori competenze di genere, il relativo budget dovrebbe includere risorse adeguate.
6.3 Raccolta dati, monitoraggio e rendicontazione
Kolibree-Tech predisporrà un cruscotto annuale di monitoraggio GEP utilizzando dati disaggregati per genere relativi al personale e ai processi organizzativi pertinenti. In presenza di piccoli numeri e della possibilità di identificare singole persone, i dati devono essere aggregati, omessi o presentati in forma qualitativa.
- I dati sono raccolti esclusivamente per finalità legittime di monitoraggio dell’uguaglianza e miglioramento della gestione.
- I dati individuali sono trattati con riservatezza e l’accesso è limitato alle persone autorizzate.
- Gli indicatori sono riesaminati annualmente dall’Alta direzione e utilizzati per definire azioni correttive o di miglioramento.
- La relazione annuale può essere condivisa all’esterno in forma sintetica quando richiesto da una gara, un finanziamento o un partner.
6.4 Formazione e sviluppo delle capacità
Il GEP comprende azioni di sensibilizzazione e formazione per l’organizzazione. La formazione è adattata ai ruoli e può essere erogata tramite incontri interni, e-learning, webinar esterni, riunioni di avvio dei progetti o brevi sessioni operative documentate.
| Destinatari | Contenuto minimo | Frequenza / evento di attivazione | Evidenze |
|---|---|---|---|
| Tutto il personale | Principi del GEP, non discriminazione, condotta rispettosa, canali di segnalazione, divieto di ritorsioni. | All’inserimento e almeno annualmente. | Registro delle presenze, lista di controllo per l’inserimento, materiale formativo. |
| Responsabili e decisori | Pregiudizi inconsapevoli, criteri oggettivi, leadership inclusiva, reclutamento equo, assegnazione delle attività e valutazione. | Annualmente o all’assegnazione del ruolo. | Registrazione della formazione, verbali delle riunioni. |
| Reclutamento / Risorse umane / Amministrazione | Annunci inclusivi, colloqui strutturati, raccolta dati, garanzie di privacy, documentazione della parità di trattamento. | Prima delle campagne di reclutamento e almeno ogni due anni. | Modelli per il reclutamento, lista di controllo. |
| Team di progetto e tecnici | Valutazione della dimensione di genere, progettazione inclusiva, distorsioni nei dati, impatto sugli utenti, prove e comunicazione. | In fase di proposta o all’avvio del progetto, ove pertinente. | Lista di controllo della dimensione di genere del progetto, verbali di progetto. |
| Fornitori / partner, ove pertinente | Aspettative del Codice di condotta, non discriminazione e collaborazione senza molestie. | Alla contrattualizzazione, all’inserimento nel progetto o al riesame del fornitore. | Clausole contrattuali, comunicazioni ai fornitori. |
7 VALUTAZIONE INIZIALE E INDICATORI
La valutazione iniziale annuale è utilizzata per individuare le priorità, monitorare i progressi e fornire evidenze dell’attuazione del GEP. Per il primo ciclo di rendicontazione, deve essere completata utilizzando i dati più recenti disponibili dopo l’adozione del Piano. Il cruscotto interno annuale di monitoraggio GEP sarà utilizzato come modello di rendicontazione.
| Area | Indicatore | Fonte dei dati | Frequenza | Nota sulla privacy |
|---|---|---|---|---|
| Composizione del personale | Numero di persone per genere, tipo di contratto, famiglia professionale e anzianità / responsabilità di progetto. | Registrazioni di risorse umane / amministrazione. | Annuale. | Aggregare le categorie quando potrebbero essere identificabili meno di 5 persone. |
| Reclutamento | Candidature, rose dei colloqui, offerte e assunzioni per genere, quando i dati sono disponibili e il trattamento è lecito. | Fascicoli di reclutamento. | Per campagna e annualmente. | Utilizzare dati forniti volontariamente e rendicontazione aggregata. |
| Progressione di carriera | Partecipazione alla formazione, certificazioni, mentoring, cambiamenti di ruolo, esiti dei riesami retributivi e assegnazioni della guida dei progetti per genere. | Registrazioni della formazione, registrazioni di progetto, dati amministrativi. | Annuale. | Rendicontare in forma qualitativa quando i numeri sono piccoli. |
| Leadership e processi decisionali | Rappresentanza di genere nell’Alta direzione, nella guida di progetti e proposte, nei gruppi decisionali tecnici e nei team di gara. | Registrazioni organizzative / di progetto. | Annualmente e in fase di proposta. | Evitare la rendicontazione esterna a livello individuale. |
| Equilibrio tra vita e lavoro | Utilizzo di modalità di lavoro flessibili, congedi e indicatori di carico di lavoro per genere, ove possibile. | Registrazioni amministrative / di pianificazione del lavoro. | Annuale. | Non pubblicare dettagli sensibili sui congedi. |
| Retribuzione e trattamento economico | Riesame delle pratiche retributive o dei compensi per ruoli e responsabilità comparabili. | Dati delle retribuzioni / contabili. | Annuale. | Accesso limitato esclusivamente alle persone autorizzate. |
| Molestie e reclami | Numero e tipologia delle segnalazioni ricevute, tempi di risposta, esito e rimedio, senza dati personali. | Registro dei reclami. | Annualmente e caso per caso. | Solo rendicontazione anonimizzata. |
| Dimensione di genere nell’innovazione | Quota dei progetti pertinenti con valutazione della dimensione di genere completata e azioni ove applicabili. | Fascicoli di progetto. | All’avvio del progetto e annualmente. | Nessun dato personale, salvo quando necessario e lecito. |
7.1 Metodo di valutazione iniziale
Entro tre mesi dall’approvazione del GEP, il Coordinatore GEP deve predisporre una nota iniziale su composizione del personale, pratiche di reclutamento, registrazioni formative, equilibrio tra vita e lavoro, ruoli decisionali, meccanismi di reclamo e considerazione della dimensione di genere nei progetti in corso. La nota deve individuare carenze, azioni prioritarie e limiti dei dati.
7.2 Obiettivi annuali
Gli obiettivi sono riesaminati annualmente. Quelli iniziali per il periodo 2026-2028 sono:
- Informare il 100% del personale sul GEP e sui canali di segnalazione entro un mese dall’approvazione o dall’inserimento.
- Raggiungere almeno il 90% di completamento della formazione annuale su parità di genere e prevenzione delle molestie, prevedendo recuperi ragionevoli per le assenze.
- Il 100% delle campagne di reclutamento utilizza criteri oggettivi, linguaggio inclusivo e note strutturate dei colloqui.
- Il 100% delle proposte di progetto europee e dei progetti di innovazione pertinenti completa una valutazione della rilevanza della dimensione di genere.
- Riesame annuale, da parte dell’Alta direzione, degli indicatori su personale, formazione, reclutamento, leadership e reclami.
- Tutte le segnalazioni o criticità riguardanti molestie, discriminazioni o ritorsioni ricevono conferma di ricezione, sono valutate e documentate e sono gestite con rimedi appropriati.
8 OBIETTIVI DI PARITÀ DI GENERE E PIANO D’AZIONE
Il seguente piano d’azione traduce gli impegni di Kolibree-Tech in misure operative. Le azioni sono riesaminate annualmente e possono essere aggiornate in caso di crescita della Società, adesione a nuovi consorzi, assunzioni, modifiche del portafoglio progetti o riscontri di dipendenti e portatori di interesse.
8.1 Equilibrio tra vita e lavoro e cultura organizzativa
| Azione | Responsabile | Tempistica | KPI / Evidenze |
|---|---|---|---|
| Confermare e comunicare le modalità di lavoro flessibili, inclusi lavoro da remoto o ibrido, flessibilità degli orari e ragionevole considerazione delle responsabilità di cura, ove compatibili con le esigenze aziendali e gli impegni di progetto. | Alta direzione / Coordinatore GEP | Terzo trimestre 2026; continuativo | Comunicazione della politica; lista di controllo per l’inserimento; riscontri annuali del personale. |
| Pianificare riunioni, scadenze e trasferte con un preavviso ragionevole ed evitare, quando non necessario, programmazioni al di fuori del normale orario di lavoro. | Responsabili / Capi progetto | Continuativo | Registrazioni delle riunioni di progetto; riscontri; azioni correttive in caso di problemi ricorrenti. |
| Monitorare gli indicatori di equilibrio tra vita e lavoro e verificare se le modalità flessibili siano accessibili in modo paritario e non penalizzino la progressione di carriera o le opportunità di progetto. | Coordinatore GEP / Risorse umane | Annuale | Cruscotto annuale; verbali del riesame della direzione. |
| Promuovere sicurezza psicologica, comunicazione rispettosa e dialogo costruttivo tra direzione e dipendenti. | Tutto il personale | Continuativo | Registrazioni della formazione; riscontri; dati sui reclami. |
8.2 Leadership e processi decisionali
| Azione | Responsabile | Tempistica | KPI / Evidenze |
|---|---|---|---|
| Definire criteri trasparenti per assegnare la guida dei progetti, delle attività e delle proposte e le responsabilità decisionali. | Alta direzione / Capi progetto | Quarto trimestre 2026; riesame annuale | Criteri documentati; registrazioni delle assegnazioni di progetto. |
| Ricercare una rappresentanza equilibrata dei generi nei team di progetto e di gara, nelle commissioni e nei gruppi decisionali, ove possibile; documentare le motivazioni quando l’equilibrio non sia raggiungibile a causa di dimensioni, disponibilità o competenze richieste. | Responsabili / Capi progetto | All’avvio del progetto / della gara | Note sul personale di progetto; fascicoli di gara / proposta. |
| Assicurare che le opportunità di leadership, la visibilità nei progetti europei e la rappresentanza esterna siano comunicate equamente e assegnate mediante criteri oggettivi. | Alta direzione | Continuativo | Registrazioni dell’assegnazione dei ruoli di progetto; riesame annuale. |
| Includere i progressi sulla parità di genere nel riesame della direzione e nella pianificazione aziendale. | Alta direzione / Coordinatore GEP | Annuale | Relazione annuale GEP; registro delle azioni. |
8.3 Reclutamento, selezione e progressione di carriera
| Azione | Responsabile | Tempistica | KPI / Evidenze |
|---|---|---|---|
| Utilizzare un linguaggio inclusivo e neutro nelle descrizioni delle posizioni, evitando requisiti non necessari e stereotipi; dichiarare l’impegno della Società per le pari opportunità. | Risorse umane / Responsabile della selezione | A ogni selezione | Lista di controllo degli annunci; annunci archiviati. |
| Utilizzare criteri di selezione strutturati e note dei colloqui per ridurre i pregiudizi e migliorare la comparabilità tra candidati. | Responsabile della selezione / Intervistatori | A ogni selezione | Modello di colloquio; matrice di selezione. |
| Ove possibile, ricercare l’equilibrio di genere nelle rose dei candidati e nelle commissioni di colloquio, considerando la disponibilità sul mercato del lavoro e le dimensioni della Società. | Responsabile della selezione | A ogni selezione | Note sulle rose dei candidati; motivazioni ove non realizzabile. |
| Monitorare il percorso di reclutamento e gli esiti delle assunzioni per genere quando i dati sono disponibili e il trattamento è lecito, ed esaminare le cause degli squilibri. | Coordinatore GEP / Risorse umane | Annuale | Riesame annuale degli indicatori di reclutamento. |
| Assicurare criteri trasparenti per formazione, cambiamenti di ruolo, riesame retributivo, visibilità nei progetti e opportunità di progressione. | Alta direzione / Responsabili | Annuale | Criteri e note di riesame; piano formativo. |
8.4 Sviluppo delle competenze, formazione e mentoring
| Azione | Responsabile | Tempistica | KPI / Evidenze |
|---|---|---|---|
| Fornire formazione annuale di sensibilizzazione su parità di genere, condotta rispettosa, pregiudizi inconsapevoli, prevenzione delle molestie, canali di segnalazione e divieto di ritorsioni. | Coordinatore GEP | Annualmente; all’inserimento | Materiale formativo; registri delle presenze; tasso di completamento ≥ 90%. |
| Fornire formazione specifica per ruolo a responsabili e decisori su leadership inclusiva, reclutamento strutturato, valutazioni oggettive e comunicazione attenta al genere. | Alta direzione / Coordinatore GEP | Annualmente o all’assegnazione del ruolo | Registrazioni formative; modelli aggiornati. |
| Mappare le opportunità di formazione e certificazione e monitorarne l’accesso per genere, assicurando una disponibilità equa della formazione essenziale per i progetti. | Responsabili / Risorse umane | Annuale | Piano formativo; cruscotto di partecipazione. |
| Offrire mentoring, apprendimento tra pari o condivisione delle conoscenze ai dipendenti che assumono nuove responsabilità tecniche, di progetto o di leadership. | Responsabili / Capi progetto | Continuativo | Note di mentoring; registrazioni dell’inserimento nei progetti. |
8.5 Dimensione di genere nella ricerca, nell’innovazione e nella tecnologia
| Azione | Responsabile | Tempistica | KPI / Evidenze |
|---|---|---|---|
| In fase di proposta o all’avvio del progetto, valutare se sesso e/o genere possano influenzare esigenze, utilizzo, sicurezza, accessibilità, qualità dei dati, distorsioni, adozione o impatto della soluzione. | Capo progetto / Responsabile tecnico | Ogni progetto pertinente | Lista di controllo per la valutazione della dimensione di genere. |
| Ove pertinente, integrare requisiti attenti al genere nella ricerca sugli utenti, nei dataset, nelle prove, nella validazione, nella comunicazione, nella valutazione dei rischi e nell’analisi degli impatti. | Team di progetto | Ciclo di vita del progetto | Documentazione di progetto; piani di prova; note sui dati. |
| Considerare l’intersezionalità nelle decisioni progettuali, includendo età, disabilità, lingua, cultura, contesto socioeconomico e accesso digitale, ove pertinenti per utenti o beneficiari. | Team di progetto | Ciclo di vita del progetto | Registri dei requisiti e dei rischi. |
| Riesaminare i materiali di comunicazione esterna, marketing e diffusione per evitare stereotipi e promuovere linguaggio e immagini inclusivi. | Comunicazione / Team di progetto | Prima della pubblicazione | Lista di controllo del riesame della comunicazione. |
| Quando il genere non è rilevante per un progetto, documentarne brevemente il motivo invece di omettere la valutazione. | Capo progetto | All’avvio del progetto | Registrazione della valutazione iniziale del progetto. |
8.6 Prevenzione della violenza di genere, delle molestie e della discriminazione
| Azione | Responsabile | Tempistica | KPI / Evidenze |
|---|---|---|---|
| Mantenere un approccio di tolleranza zero verso discriminazione, molestie, molestie sessuali, violenza di genere, bullismo e ritorsioni. | Alta direzione / Tutto il personale | Continuativo | Comunicazione della politica; registrazioni formative. |
| Assicurare che i canali di segnalazione siano conosciuti, accessibili e riservati e prevedano, ove opportuno, la possibilità di rivolgersi a un livello superiore al responsabile diretto. | Alta direzione / Coordinatore GEP | Terzo trimestre 2026; all’inserimento | Comunicazione interna; lista di controllo per l’inserimento. |
| Confermare tempestivamente la ricezione delle segnalazioni, valutare i rischi, proteggere le persone interessate, svolgere indagini eque e documentare azioni correttive o rimedi. | Alta direzione / Incaricato dell’indagine | Caso per caso | Fascicolo riservato del caso; registro anonimizzato dei reclami. |
| Vietare ritorsioni verso chiunque segnali una criticità in buona fede, supporti un’indagine o partecipi come testimone. | Alta direzione / Tutto il personale | Continuativo | Comunicazione della politica; azioni disciplinari / correttive, se necessarie. |
| Includere le aspettative di collaborazione senza molestie nelle comunicazioni pertinenti a progetti, fornitori e partner. | Capi progetto / Acquisti | Alla contrattualizzazione / all’avvio del progetto | Clausole contrattuali; note di inserimento dei partner. |
8.7 Portatori di interesse, fornitori e collaborazioni esterne
| Azione | Responsabile | Tempistica | KPI / Evidenze |
|---|---|---|---|
| Comunicare ai fornitori e ai partner commerciali, ove pertinente, le aspettative di Kolibree-Tech in materia di non discriminazione, diritti umani e condotta senza molestie. | Acquisti / Capi progetto | All’inserimento del fornitore o al rinnovo del contratto | Comunicazione ai fornitori; clausole contrattuali. |
| Considerare le pratiche di responsabilità sociale, compresa l’eliminazione delle discriminazioni ingiuste, nella selezione dei fornitori e nella dovuta diligenza sui partner di progetto. | Acquisti / Capi progetto | Selezione dei fornitori | Note di valutazione dei fornitori. |
| Promuovere partecipazione equilibrata e condotta inclusiva nei consorzi europei, nelle riunioni, negli eventi di diffusione e nelle attività di coinvolgimento dei portatori di interesse. | Capi progetto | Ciclo di vita del progetto | Registrazioni delle riunioni; pianificazione della diffusione. |
| Utilizzare i riscontri dei portatori di interesse, quando disponibili, per migliorare il GEP e individuare impatti negativi o barriere alla parità di genere. | Coordinatore GEP | Annuale | Sintesi dei riscontri; azioni del riesame della direzione. |
9 MECCANISMO DI RECLAMO, RIMEDIO E DIVIETO DI RITORSIONI
Kolibree-Tech applicherà il Meccanismo volontario di segnalazione etica riservata e gestione dei reclami descritto nel Codice di condotta alle criticità riguardanti discriminazione di genere, molestie, molestie sessuali, violenza, ritorsioni o violazioni del GEP. Il CEO è il destinatario ordinario; le segnalazioni che lo riguardano o che creano un conflitto di interessi sono indirizzate direttamente al Revisore etico indipendente, nominato separatamente, attraverso un canale al quale il CEO non ha accesso. I dettagli operativi saranno pubblicati nella sezione I nostri valori del sito quando i canali principale e alternativo saranno stati attivati e verificati.
| Fase | Requisito minimo |
|---|---|
| 1. Segnalazione | Dipendenti, collaboratori, fornitori, partner di progetto e altri portatori di interesse possono segnalare criticità attraverso i canali etici dedicati descritti nel Codice di condotta. Si applica la riservatezza; l’anonimato è supportato soltanto quando tecnicamente disponibile. |
| 2. Conferma di ricezione e valutazione iniziale | Il CEO o, in caso di conflitto, il Revisore etico indipendente conferma la ricezione quando il contatto è possibile; valuta urgenza, sicurezza e conflitti di interessi; limita l’accesso al soggetto incaricato della gestione. |
| 3. Valutazione / indagine | La questione è valutata in modo equo, imparziale e riservato. Per casi complessi o delicati è possibile avvalersi di competenze esterne. |
| 4. Rimedio e azione correttiva | Se una violazione è confermata o sono individuati rischi, Kolibree-Tech adotta azioni correttive e rimedi appropriati, che possono comprendere misure di protezione, formazione, provvedimenti disciplinari, modifiche dei processi o coinvolgimento di livelli superiori presso fornitori e partner. |
| 5. Chiusura e apprendimento | I casi sono documentati in modo riservato; gli insegnamenti anonimizzati sono inclusi nel riesame annuale GEP, ove opportuno. |
Le ritorsioni sono rigorosamente vietate. Qualsiasi trattamento sfavorevole verso una persona che segnala in buona fede, supporta un’altra persona, fornisce prove o partecipa a un’indagine deve essere considerato una violazione grave.
I canali e le istruzioni di segnalazione saranno disponibili nella sezione I nostri valori quando i canali volontari principale e indipendente saranno operativi.
I rimedi devono essere appropriati alla natura e alla gravità dell’impatto e possono comprendere il ripristino di un ambiente sicuro, la correzione di decisioni, il supporto alle persone interessate, la modifica di processi, la formazione di individui o team oppure misure disciplinari o contrattuali conformi alla normativa applicabile.
10 COMUNICAZIONE, PUBBLICAZIONE E REGISTRAZIONI
L’efficacia del GEP dipende da una comunicazione attiva. Kolibree-Tech assicurerà che il Piano e le procedure correlate siano accessibili, comprensibili e integrati nell’inserimento, nel riesame della direzione, nella pianificazione dei progetti e nelle comunicazioni esterne pertinenti.
| Registrazione | Titolare | Conservazione / ubicazione |
|---|---|---|
| GEP approvato e versione HTML pubblica | Coordinatore GEP | Sorgente controllata nell’archivio aziendale; pagina HTML approvata ed evidenze di pubblicazione. |
| Approvazione dell’Alta direzione e assegnazione delle responsabilità | Alta direzione / Coordinatore GEP | Fascicolo di controllo documentale; verbali del riesame della direzione. |
| Evidenze di pubblicazione sul sito | Coordinatore GEP / Comunicazione | URL, schermata o registrazione della pubblicazione. |
| Registrazione della comunicazione interna | Coordinatore GEP | Email, verbali di riunione o lista di controllo per l’inserimento. |
| Materiali formativi e registri delle presenze | Coordinatore GEP / Risorse umane | Cartella della formazione, fascicolo del dipendente o fascicolo di progetto, secondo applicabilità. |
| Cruscotto annuale e riesame della direzione | Coordinatore GEP / Alta direzione | Cartella annuale GEP; allegato riservato ove necessario. |
| Liste di controllo del reclutamento e dei progetti | Responsabile della selezione / Capo progetto | Fascicoli di reclutamento / progetto. |
| Registrazioni dei reclami e dei rimedi | Alta direzione / Persone autorizzate | Fascicolo riservato del caso con accesso limitato. |
Le registrazioni sono conservate in conformità ai requisiti normativi, contrattuali e di privacy applicabili. Le informazioni sensibili o personali non devono essere incluse nelle versioni pubbliche o condivise all’esterno, salvo quando lecito, necessario e con protezioni adeguate.
11 MONITORAGGIO, RIESAME ANNUALE E MIGLIORAMENTO CONTINUO
Il GEP è uno strumento di gestione dinamico. È riesaminato almeno annualmente dall’Alta direzione sulla base del cruscotto annuale, delle registrazioni formative, delle evidenze di reclutamento e progetto, dei reclami, dei riscontri dei portatori di interesse e dei progressi del piano d’azione. Il riesame individua risultati, carenze, azioni correttive e priorità per il periodo successivo.
| Elemento di ingresso del riesame | Questioni da affrontare |
|---|---|
| Cruscotto dei dati | Esistono divari di genere nella composizione del personale, nel reclutamento, nella formazione, nella leadership, nel riesame retributivo, nell’equilibrio tra vita e lavoro o nelle opportunità di progetto? |
| Avanzamento del piano d’azione | Quali azioni sono state completate, ritardate o non sono più pertinenti? Quali evidenze sono disponibili? |
| Formazione e sensibilizzazione | La formazione è stata completata? Il personale ha compreso il Piano e i canali di segnalazione? |
| Reclami e rimedi | Le segnalazioni sono state gestite tempestivamente, con riservatezza e senza ritorsioni? Sono necessari miglioramenti sistemici? |
| Progetti e gare | Le valutazioni della dimensione di genere sono state completate ove pertinenti? I requisiti delle gare o dei consorzi sono cambiati? |
| Riscontri dei portatori di interesse | Dipendenti, partner o altri portatori di interesse individuano barriere od opportunità di miglioramento? |
| Risorse | Risorse, competenze, tempo e responsabilità sono ancora adeguati alle dimensioni e al profilo di rischio della Società? |
L’esito del riesame annuale deve essere documentato e può comportare una versione aggiornata del GEP, indicatori rivisti, nuove azioni, risorse aggiuntive, formazione mirata o modifiche a procedure e modelli.
12 PIANO DI ATTUAZIONE 2026-2028
| Periodo | Traguardo | Titolare | Evidenze |
|---|---|---|---|
| Secondo trimestre 2026 | Riesaminare l’attuazione del GEP originariamente approvato il 19 maggio 2025; verificare assegnazione dei ruoli, comunicazione interna e avanzamento della pubblicazione della versione HTML controllata. | Alta direzione / Coordinatore GEP | Registrazione dell’approvazione originale; stato di attuazione datato; assegnazione delle responsabilità e registrazione della pubblicazione HTML, quando disponibili. |
| Terzo trimestre 2026 | Verificare lo stato della valutazione iniziale, delle fonti di dati, del cruscotto e della prima sessione di sensibilizzazione; individuare eventuali azioni scadute e le date di recupero. | Coordinatore GEP / Risorse umane | Nota iniziale; cruscotto; registrazioni formative. |
| Quarto trimestre 2026 | Integrare la lista di controllo del reclutamento, la valutazione della dimensione di genere dei progetti e le procedure di prevenzione delle molestie nei modelli operativi. | Coordinatore GEP / Responsabili | Modelli aggiornati; fascicoli di progetto. |
| 2027 | Attuare il ciclo annuale completo: raccolta dati, formazione, riesame del piano d’azione, riesame della direzione e aggiornamento delle evidenze pubbliche / per le gare. | Alta direzione / Coordinatore GEP | Relazione annuale GEP; verbali del riesame della direzione. |
| 2028 | Valutare l’efficacia delle misure, aggiornare gli obiettivi e preparare il ciclo GEP successivo. | Alta direzione / Coordinatore GEP | Relazione di valutazione; GEP rivisto o registro delle modifiche. |
Il completamento delle attività previste per il 2026 deve essere confermato sulla base delle evidenze interne di attuazione.
13 APPROVAZIONE, RIESAME E CONTROLLO DEL DOCUMENTO
Il GEP entra in vigore con l’approvazione dell’Alta direzione. Rimane valido fino alla sostituzione con una nuova revisione o al ritiro da parte dell’Alta direzione. Il documento deve essere riesaminato almeno annualmente e dopo cambiamenti organizzativi o normativi significativi.
Le modifiche al Piano devono essere registrate nel registro delle modifiche e comunicate al personale interessato. Le versioni superate devono essere archiviate secondo le regole aziendali di controllo documentale.