1 OBJET ET ENGAGEMENT DE LA DIRECTION
Ce plan pour l’égalité de genre (GEP) définit les engagements, la gouvernance, les objectifs, les actions, les indicateurs et les mécanismes de révision par lesquels Kolibree-Tech s.r.l.s promeut l’égalité de genre, la non-discrimination, l’inclusion et un environnement de travail respectueux. Il couvre la période 2026-2028 et vise à accompagner l’entreprise dans les appels d’offres, subventions, projets de recherche, activités d’innovation et partenariats européens lorsqu’un GEP formel ou une stratégie équivalente est demandé ou évalué.
Kolibree-Tech adopte ce plan comme politique de gestion et comme outil pratique de mise en œuvre. Il s’articule avec le Code de conduite et la Politique relative aux droits humains de l’entreprise, qui l’engagent déjà à respecter les droits humains internationalement reconnus, à prévenir la discrimination et le harcèlement, à promouvoir un environnement de travail sûr, à soutenir des modalités de travail flexibles et à offrir des possibilités de formation et de développement.
La direction est responsable de l’approbation de ce plan, de l’affectation des ressources appropriées et de l’intégration de ses objectifs aux processus concernés. Les responsables et les employés doivent agir conformément au plan et signaler rapidement leurs préoccupations par les canaux disponibles.
Ce plan pour l’égalité de genre est accessible au public sur le site de l’entreprise. Les preuves de son approbation par la direction, des révisions contrôlées et de sa communication interne sont conservées dans les archives de gestion documentaire de l’entreprise.
2 PORTÉE
Ce plan s’applique à toutes les activités de Kolibree-Tech : recrutement, contractualisation, intégration, conditions de travail, développement de carrière et des compétences, constitution des équipes projet, direction, prise de décision, communication, achats, relations avec les parties prenantes, ainsi qu’aux activités technologiques et d’innovation lorsque le sexe ou le genre peut être pertinent pour les utilisateurs, clients, travailleurs ou communautés.
- Tous les dirigeants et employés, y compris les personnes sous contrat à durée déterminée, à temps partiel ou sous d’autres formes contractuelles.
- Les consultants, stagiaires, personnes en formation, travailleurs temporaires et collaborateurs lorsqu’ils agissent pour l’entreprise ou avec elle.
- Gestionnaires, chefs de projet et décideurs impliqués dans le recrutement, l’évaluation, l’affectation des tâches, la promotion, la rémunération et la gouvernance du projet.
- Partenaires commerciaux et fournisseurs, dans la mesure de leur rapport avec Kolibree-Tech et conformément aux arrangements contractuels.
- parties prenantes extérieures dans les projets, consortiums, appels d’offres publics et activités de passation de marchés européens.
Lorsqu’une mesure doit être adaptée à la taille de l’entreprise ou aux exigences de protection des données, Kolibree-Tech l’appliquera de manière proportionnée, tout en préservant son objectif et en conservant des preuves adéquates de sa mise en œuvre.
3 CADRE STRATÉGIQUE ET COHÉRENCE
Ce GEP fait partie du système de gestion de l’entreprise et complète le Code de conduite, la Politique relative aux droits humains et les règles applicables en matière d’emploi, de protection des données, de santé et sécurité et de non-discrimination. Kolibree-Tech adopte, au titre du Code de conduite, un mécanisme volontaire de signalement éthique confidentiel et de traitement des réclamations. Ce mécanisme est distinct du canal légal de signalement des lanceurs d’alerte régi par le décret législatif italien n° 24/2023. Le plan traduit les engagements en faveur de la dignité, de l’égalité des chances, de conditions sûres et de l’amélioration continue en mesures d’égalité de genre.
Aux fins des projets et des appels d’offres européens, le plan est structuré de manière à couvrir les quatre éléments de base obligatoires liés aux processus, généralement nécessaires pour les plans d’égalité entre les sexes dans Horizon Europe, et à aborder les cinq domaines thématiques recommandés pour les organisations de recherche et d’innovation: l’équilibre entre le travail et la vie personnelle et la culture organisationnelle; l’équilibre entre les sexes dans le leadership et la prise de décisions; le recrutement et l’avancement professionnel; l’intégration de la dimension de genre dans le contenu de la recherche et de l’innovation; et les mesures contre la violence fondée sur le sexe, y compris le harcèlement sexuel.
| Source/exigence | Réponse apportée par ce GEP |
|---|---|
| Code de conduite de la société | Intégre les engagements en matière de droits de l’homme, de non-discrimination, de style de travail souple, de santé et de sécurité, d’éducation, de responsabilité des fournisseurs et de signalement des cas de non-respect. |
| Politique de la société en matière de droits de l’homme | Reflète les engagements d’interdire la discrimination et le harcèlement, d’assurer des conditions de travail sûres, de mettre en oeuvre la gouvernance et la diligence raisonnable, d’appliquer des mécanismes de règlement des griefs et de protéger les dénonciateurs contre les représailles. |
| Exigences européennes en matière de processus GEP | Comprend la déclaration d’accessibilité publique du document, les ressources dédiées, la collecte et le suivi des données, le rapport annuel ainsi que la formation et le renforcement des capacités. |
| Domaines thématiques du GEP européen | Comprend des objectifs et des mesures spécifiques en matière d’équilibre entre le travail et la vie personnelle, de leadership, de recrutement et de progression, de dimension sexospécifique dans l’innovation et de prévention de la violence sexiste et du harcèlement sexuel. |
| Protection des données et confidentialité | Exige des rapports agrégés, la confidentialité des cas individuels et des garanties de protection de la vie privée lors du traitement de données sensibles ou concernant de faibles effectifs. |
4 PRINCIPES ET DÉFINITIONS
Kolibree-Tech applique ce plan selon les principes suivants :
- Dignité et respect égaux: toute personne doit être traitée avec dignité et sans discrimination.
- Égalité des chances : l’accès au travail, aux projets, à la formation, au développement de carrière, aux fonctions de direction et à la rémunération doit reposer sur des critères objectifs et transparents.
- Intersectionnalité : les mesures en faveur de l’égalité de genre doivent prendre en compte les interactions possibles entre le genre et l’âge, le handicap, la race ou l’origine ethnique, la nationalité, la religion ou les convictions, l’orientation sexuelle, la situation familiale, l’état de santé ou d’autres caractéristiques protégées.
- Amélioration fondée sur des données probantes : les mesures sont fondées sur des données, des commentaires, des indicateurs, un suivi annuel et des mesures correctives.
- Confidentialité et absence de représailles : les préoccupations sont traitées de manière confidentielle et personne ne doit subir de représailles pour avoir effectué un signalement de bonne foi ou participé à une enquête.
- Proportionnalité pour les PME: les mesures sont mises en œuvre d’une manière pratique pour une petite organisation, tout en garantissant une gouvernance, des ressources, un suivi et une responsabilité significatives.
| Terme | Définition aux fins du présent plan |
|---|---|
| Sexe | Les caractéristiques biologiques qui peuvent être pertinentes en matière de santé et de sécurité au travail, d’essais humains, de recherche, d’analyse de données ou d’incidences sur les produits et les services. |
| Genre | Les rôles, les normes, les comportements, les attentes, les identités et les relations sociaux qui peuvent influencer les possibilités, la participation, les besoins et les répercussions. |
| Égalité de genre | Égalité des droits, des responsabilités, des chances et du traitement pour toutes les personnes, quel que soit leur genre, y compris les femmes, les hommes et les personnes de diverses identités de genre. |
| Équilibre entre les sexes | Représentation équilibrée des genres au sein des équipes, de la direction, des instances de décision, des listes de présélection, des jurys et des fonctions de projet, lorsque cela est possible et compatible avec une sélection fondée sur le mérite. |
| Prise en compte des sexospécificités | L’intégration de l’analyse du sexe et/ou du genre dans la recherche, l’innovation, la conception, les données, les essais, les exigences des utilisateurs et l’évaluation d’impact, le cas échéant. |
| Harcèlement | Comportement non désiré lié au genre ou à une autre caractéristique protégée, ayant pour objet ou pour effet de porter atteinte à la dignité d’une personne ou de créer un environnement intimidant, hostile, dégradant, humiliant ou offensant. |
| Harcèlement sexuel | Toute forme de comportement verbal, non verbal ou physique non désiré de nature sexuelle ayant le but ou l’effet décrit ci-dessus. |
| Violence fondée sur le genre | Violence ou comportement préjudiciable visant une personne en raison de son genre, de son identité de genre ou du genre qui lui est attribué, ou affectant de manière disproportionnée les personnes d’un genre donné. |
5 GOUVERNANCE, RÔLES ET RESPONSABILITÉS
L’égalité de genre est intégrée au système de gestion de l’entreprise. La direction en conserve la responsabilité finale. Le coordinateur du GEP soutient la mise en œuvre, le suivi et l’établissement des rapports. Les responsables et chefs de projet appliquent le Plan dans les décisions quotidiennes, la planification des projets, le recrutement, les achats et la gestion des équipes.
| Rôle | Responsabilités |
|---|---|
| Direction | Approuve le GEP ; assure sa publication et sa communication interne ; désigne le coordinateur du GEP ; fournit les ressources ; examine le rapport annuel ; décide des actions correctives et d’amélioration. |
| Coordonnateur du GEP | Coordonne la mise en œuvre ; tient à jour le plan d’action et le registre des éléments justificatifs ; soutient la collecte de données ; organise les formations ; prépare le rapport annuel du GEP ; reçoit les signalements ou contribue à leur traitement, le cas échéant. |
| RH / Administration ou fonction déléguée | Soutient le recrutement, l’intégration, les dossiers de formation, les informations contractuelles, les données sur le temps de travail et les congés, les garanties de protection de la vie privée et la documentation. |
| Gestionnaires/chefs de projet | Appliquent des critères transparents dans l’attribution des tâches et des fonctions de direction ; prennent en compte l’équilibre entre les genres dans les équipes ; intègrent un examen de la dimension de genre dans les activités d’innovation ; préviennent et traitent les comportements inappropriés. |
| Salariés et collaborateurs | Respecter le Plan, le Code de conduite et la Politique sur les droits de la personne; participer à la formation; contribuer à un milieu de travail inclusif; signaler rapidement les préoccupations ou les violations présumées. |
| Fournisseurs et partenaires | Sont censés respecter les principes de non-discrimination, de prévention du harcèlement et des droits de l’homme dans le cadre de leur collaboration avec Kolibree-Tech. |
5.1 Ressources et expertise
Kolibree-Tech s’engage à fournir des ressources adaptées à la mise en œuvre de ce Plan. Elles peuvent comprendre le temps de travail du coordinateur du GEP et de la direction, un soutien administratif, l’accès à des guides sur l’égalité de genre, des supports de formation, une expertise externe si nécessaire et du temps pour que les salariés suivent des formations ou donnent leur avis.
- Au moins une personne ou fonction désignée coordonne le GEP.
- Le coordinateur du GEP peut saisir la direction pour lui soumettre les questions nécessitant une intervention, obtenir des ressources et faire prendre des décisions.
- Le temps de formation est considéré comme du temps de travail lorsque cela est possible et pertinent.
- Des experts externes peuvent être consultés pour des cas complexes, des examens annuels, des mises à jour juridiques, des enquêtes sensibles ou des analyses sexospécifiques dans le cadre de projets techniques.
- Le budget et la répartition du temps sont revus annuellement en fonction de la taille, des risques et du portefeuille de projets de la Société.
6 ÉLÉMENTS CONSTITUTIFS DU GEP
La présente section énonce les éléments minimaux du processus du plan et les contrôles internes connexes utilisés pour démontrer la mise en oeuvre aux pouvoirs adjudicateurs, aux partenaires de projet et aux vérificateurs.
| Élément constitutif | Engagement de Kolibree-Tech | Éléments justificatifs conservés |
|---|---|---|
| Document public | Le GEP approuvé est publié sous forme de politique HTML avec gestion des versions et communiqué en interne. | URL de la politique publiée, trace de la publication et de la version, approbation interne et éléments attestant sa communication. |
| Ressources affectées | La direction désigne les responsables et fournit du temps, de l’expertise et un soutien proportionnés à la taille et aux risques de l’entreprise. | Nomination/courriel; description du rôle; procès-verbal de la réunion; budget de formation ou allocation du temps. |
| Collecte et suivi des données | L’entreprise recueille et examine chaque année des données ventilées par genre et des retours qualitatifs, en appliquant des garanties de confidentialité pour les faibles effectifs. | Tableau de bord annuel; analyse anonymisée; procès-verbaux d’examen de la gestion; actions d’amélioration. |
| Formation et renforcement des capacités | L’entreprise propose des actions de sensibilisation et de formation à l’égalité de genre, aux biais, à la prévention du harcèlement, aux canaux de signalement et, le cas échéant, à la dimension de genre dans l’innovation. | Plan de formation ; supports ; registres de présence ; justificatifs d’intégration du personnel. |
6.1 Document public et communication
Le GEP approuvé doit être publié sur le site de Kolibree-Tech ou mis à la disposition des pouvoirs adjudicateurs concernés, des partenaires de projets européens et des parties prenantes. Le document doit être communiqué en interne, par exemple par courriel, lors de réunions internes, au moyen des supports d’intégration du personnel ou dans le référentiel documentaire de l’entreprise.
La version publique peut omettre des coordonnées personnelles ou des informations internes sensibles, mais elle doit préserver les engagements, les objectifs, les mesures, les responsabilités et les principes de surveillance du présent plan.
6.2 Ressources affectées
Les ressources sont affectées selon le principe de proportionnalité. Dans une petite organisation, elles peuvent comprendre du temps de direction formellement alloué, du temps de coordination du GEP, l’accès à une expertise externe, du temps de formation et une revue de direction documentée. Lorsqu’un projet européen nécessite une expertise supplémentaire en matière de genre, son budget devrait prévoir les ressources appropriées.
6.3 Collecte, suivi et communication des données
Kolibree-Tech préparera un tableau de bord annuel de suivi du GEP en utilisant des données ventilées par sexe sur le personnel et les processus organisationnels pertinents. Lorsque les nombres sont faibles et que l’identification individuelle peut être possible, les données sont agrégées, supprimées ou déclarées qualitativement.
- Les données ne sont collectées qu’à des fins légitimes de suivi de l’égalité et d’amélioration de la gestion.
- Les données individuelles sont traitées de manière confidentielle et l’accès est limité aux personnes autorisées.
- Les indicateurs sont examinés chaque année par la haute direction et utilisés pour établir des mesures correctives ou d’amélioration.
- Le rapport annuel peut être communiqué à l’extérieur sous forme de résumé lorsque l’appel d’offres, la subvention ou la demande de partenaire l’exigent.
6.4 Formation et renforcement des capacités
Le GEP comprend des actions de sensibilisation et de formation pour l’organisation. Les formations sont adaptées aux fonctions et peuvent prendre la forme de séances d’information internes, d’apprentissage en ligne, de webinaires externes, de réunions de lancement de projet ou de courtes causeries thématiques documentées.
| Auditoire | Contenu minimal | Fréquence / déclencheur | Preuves |
|---|---|---|---|
| Ensemble du personnel | Principes du GEP, non-discrimination, conduite respectueuse, canaux de signalement, absence de représailles. | Lors de l’intégration et au moins une fois par an. | Registre de présence, liste de contrôle d’intégration, supports de formation. |
| Gestionnaires et décideurs | Préjugé inconscient, critères objectifs, leadership inclusif, recrutement équitable, affectation des tâches et évaluation. | Annuelle ou lors de l’affectation des rôles. | Dossier de formation, procès-verbal de réunion. |
| Recrutement / RH / Administration | Annonces d’emploi inclusives, entrevues structurées, collecte de données, protection de la vie privée, documentation sur l’égalité de traitement. | Avant les campagnes de recrutement et au moins tous les deux ans. | Modèles de recrutement, liste de contrôle. |
| Équipes de projet et équipes techniques | Examen de la dimension de genre, conception inclusive, biais dans les données, impact sur les utilisateurs, tests et communication. | Au moment de la proposition de projet ou du lancement du projet, le cas échéant. | Liste de contrôle de la dimension de genre dans le projet, comptes rendus de projet. |
| Fournisseurs/partenaires le cas échéant | Attentes en matière de Code de conduite, non-discrimination et collaboration sans harcèlement. | Lors de la contractualisation, de l’intégration au projet ou de l’évaluation du fournisseur. | Clauses contractuelles, communication avec le fournisseur. |
7 ÉVALUATION DE BASE ET INDICATEURS
L’évaluation initiale annuelle sert à définir les priorités, à suivre les progrès et à fournir des éléments attestant la mise en œuvre du GEP. Pour le premier cycle de rapport, elle doit être réalisée à partir des données les plus récentes disponibles après l’adoption du Plan. Le tableau de bord interne de suivi annuel du GEP servira de modèle de rapport.
| Domaine | Indicateur | Source des données | Fréquence | Note de confidentialité |
|---|---|---|---|---|
| Composition des effectifs | Effectifs par genre, type de contrat, famille de fonctions et ancienneté ou responsabilité de projet. | Registres des ressources humaines/admin. | Annuel. | Regrouper les catégories lorsque moins de cinq personnes risquent d’être identifiables. |
| Recrutement | Candidatures, présélections pour les entretiens, offres et recrutements par genre, lorsque les données sont disponibles et leur utilisation licite. | Dossiers de recrutement. | Par campagne et par année. | Utiliser des données volontaires et des rapports agrégés. |
| Évolution de carrière | Participation à la formation, certifications, mentorat, changements de rôles, résultats de l’examen des salaires et affectations de chef de projet par sexe. | Dossiers de formation, dossiers de projet, données administratives. | Annuel. | Présenter les résultats de manière qualitative lorsque les effectifs sont faibles. |
| Leadership et prise de décisions | Représentation des genres au sein de la direction, de la direction des projets et des propositions, des groupes de décision technique et des équipes chargées des appels d’offres. | Dossiers d’organisation/de projet. | Annuel et au stade de la proposition. | Éviter les rapports externes individuels. |
| Équilibre entre vie professionnelle et vie privée | Utilisation d’arrangements de travail souples, d’indicateurs des congés et de la charge de travail par sexe dans la mesure du possible. | Dossiers d’administration/de planification du travail. | Annuel. | Ne publiez pas de détails de congé sensibles. |
| Rémunération et traitement économique | Examen des pratiques de rémunération ou d’indemnisation pour des fonctions et responsabilités comparables. | Données sur la paie et la comptabilité. | Annuel. | Accès limité aux personnes autorisées uniquement. |
| Harcèlement et griefs | Nombre et type de préoccupations reçues, délai de réponse, résultat et mesures correctives, sans données personnelles. | Registre des griefs. | Annuel et cas par cas. | Rapports anonymisés uniquement. |
| La dimension hommes-femmes dans l’innovation | Part des projets pertinents pour lesquels l’examen de la dimension de genre et, le cas échéant, les actions associées ont été réalisés. | Dossiers de projet. | Au début du projet et annuellement. | Aucune donnée à caractère personnel à moins qu’elle ne soit nécessaire et légale. |
7.1 Méthode d’évaluation initiale
Dans les trois mois suivant l’approbation du GEP, le coordinateur du GEP doit préparer une note d’évaluation initiale portant sur la composition des effectifs, les pratiques de recrutement, les dossiers de formation, les pratiques d’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, les fonctions décisionnelles, les mécanismes de réclamation et la prise en compte de la dimension de genre dans les projets en cours. Cette note doit identifier les lacunes, les actions prioritaires et les limites des données.
7.2 Objectifs annuels
Les objectifs sont revus chaque année. Les objectifs initiaux pour la période 2026-2028 sont les suivants:
- 100 % du personnel informé du GEP et des canaux de signalement dans le mois suivant l’approbation ou l’intégration.
- Un taux d’achèvement d’au moins 90 % de la formation annuelle à l’égalité de genre et à la prévention du harcèlement, avec des possibilités raisonnables de rattrapage en cas d’absence.
- 100 % des campagnes de recrutement utilisent des critères objectifs, un langage inclusif et des notes d’entrevue structurées.
- 100 % des propositions de projets européens et des projets d’innovation pertinents complètent un examen de la pertinence de la dimension de genre.
- Examen annuel des indicateurs de l’effectif, de la formation, du recrutement, du leadership et des griefs par la haute direction.
- Tous les signalements ou préoccupations liés au harcèlement, à la discrimination ou aux représailles font l’objet d’un accusé de réception, d’une évaluation et d’une documentation, avec des mesures correctives appropriées.
8 OBJECTIFS D’ÉGALITÉ DE GENRE ET PLAN D’ACTION
Le plan d’action suivant traduit les engagements Kolibree-Tech en mesures opérationnelles. Les mesures sont examinées chaque année et peuvent être mises à jour à mesure que la Société grandit, se joint à de nouveaux consortiums, recrute du nouveau personnel, modifie le portefeuille de projets ou reçoit les commentaires des employés et des intervenants.
8.1 Équilibre entre vie professionnelle et vie privée et culture organisationnelle
| Action | Responsable | Calendrier | KPI / Éléments justificatifs |
|---|---|---|---|
| Confirmer et communiquer les pratiques de travail souples, y compris le travail à distance/hybride, l’horaire flexible et l’adaptation raisonnable des responsabilités en matière de soins lorsque cela est compatible avec les besoins opérationnels et les engagements du projet. | Direction / Coordinateur du GEP | Q3 2026; en cours | Communication de la politique ; liste de contrôle d’intégration ; retours annuels du personnel. |
| Planifiez les réunions, les dates limites et les voyages avec un préavis raisonnable et évitez les horaires inutiles en dehors des heures normales de travail. | Gestionnaires/chefs de projet | En cours | Comptes rendus des réunions du projet; rétroaction; mesures correctives en cas de problèmes récurrents. |
| Surveiller les indicateurs d’équilibre entre le travail et la vie personnelle et déterminer si les arrangements flexibles sont également accessibles et n’ont pas d’incidence négative sur l’avancement professionnel ou les possibilités de projet. | Coordinateur du GEP / RH | Tous les ans | Tableau de bord annuel; procès-verbal de l’examen de la gestion. |
| Promouvoir la sécurité psychologique, la communication respectueuse et le dialogue constructif entre la direction et les employés. | Ensemble du personnel | En cours | Dossiers de formation; rétroaction; données sur les griefs. |
8.2 Leadership et prise de décisions
| Action | Responsable | Calendrier | KPI / Éléments justificatifs |
|---|---|---|---|
| Définir des critères transparents pour l’attribution des responsabilités en matière de leadership de projet, de leadership des tâches, de leadership des propositions et de prise de décisions. | Direction / Chefs de projet | Q4 2026; examen annuel | Critères documentés; dossiers d’attribution de projets. |
| Rechercher une représentation équilibrée des sexes dans les équipes de projet, les équipes d’appel d’offres, les groupes d’experts et les groupes de décision lorsque c’est possible; documenter la justification lorsque l’équilibre ne peut être atteint en raison de la taille, de la disponibilité ou de l’expertise requise. | Gestionnaires/chefs de projet | Au début du projet/de l’appel d’offres | Notes de dotation du projet; dossiers d’appel d’offres/propositions. |
| Veiller à ce que les possibilités de leadership, la visibilité dans les projets européens et la représentation externe soient communiquées équitablement et réparties en fonction de critères objectifs. | Direction | En cours | Dossiers d’affectation des rôles du projet; examen annuel. |
| Inclure les progrès en matière d’égalité des sexes dans l’examen de la gestion et la planification des activités. | Direction / Coordinateur du GEP | Tous les ans | Rapport annuel du GEP; suivi des actions. |
8.3 Recrutement, sélection et progression de carrière
| Action | Responsable | Calendrier | KPI / Éléments justificatifs |
|---|---|---|---|
| Utiliser un langage inclusif et neutre dans les descriptions de travail, en évitant les exigences inutiles et les stéréotypes; déclarer l’engagement de l’entreprise à l’égalité des chances. | RH / Responsable du recrutement | Chaque recrutement | Liste de contrôle des annonces d’emploi; annonces archivées. |
| Utiliser des critères de sélection structurés et des notes d’entrevue pour réduire les biais et améliorer la comparabilité entre les candidats. | Gestionnaire d’embauche / intervieweurs | Chaque recrutement | Modèle d’entrevue; matrice de sélection. |
| Dans la mesure du possible, rechercher l’équilibre entre les sexes dans les listes de candidats et les groupes d’entrevues, en tenant compte de la disponibilité du marché du travail et de la taille de l’entreprise. | Responsable du recrutement | Chaque recrutement | Notes de liste restreinte; justification lorsque cela n’est pas possible. |
| Surveiller les résultats de l’entonnoir de recrutement et de l’embauche par sexe lorsque les données sont disponibles et licites, et examiner les raisons des déséquilibres. | Coordinateur du GEP / RH | Tous les ans | Examen annuel des indicateurs de recrutement. |
| Assurer la transparence des critères de formation, des changements de rôles, de l’examen des salaires, de la visibilité du projet et des possibilités de progression. | Direction / Responsables | Tous les ans | Critères et notes d’examen; plan de formation. |
8.4 Développement des compétences, formation et mentorat
| Action | Responsable | Calendrier | KPI / Éléments justificatifs |
|---|---|---|---|
| Offrir une formation annuelle de sensibilisation sur l’égalité des sexes, la conduite respectueuse, les préjugés inconscients, la prévention du harcèlement, les voies de signalement et la non-rétorsion. | Coordonnateur du GEP | Chaque année ; lors de l’intégration | Matériel de formation; dossiers de présence; taux d’achèvement >= 90 %. |
| Offrir une formation spécifique aux gestionnaires et aux décideurs sur le leadership inclusif, le recrutement structuré, les évaluations objectives et la communication tenant compte des sexospécificités. | Direction / Coordinateur du GEP | Chaque année ou lors de l’attribution des fonctions | Dossiers de formation; modèles mis à jour. |
| Planifier les possibilités de formation et de certification et surveiller l’accès par sexe, en veillant à ce que la formation essentielle aux projets soit disponible équitablement. | Gestionnaires/RH | Tous les ans | Plan de formation; tableau de bord de la participation. |
| Offrir des possibilités de mentorat, d’apprentissage par les pairs ou de partage des connaissances aux employés qui assument de nouvelles responsabilités techniques, de projet ou de leadership. | Gestionnaires/chefs de projet | En cours | Notes de mentorat ; dossiers d’intégration au projet. |
8.5 Dimension de genre dans la recherche, l’innovation et la technologie
| Action | Responsable | Calendrier | KPI / Éléments justificatifs |
|---|---|---|---|
| Au stade de la proposition ou du lancement du projet, évaluer si le sexe et/ou le genre peuvent influencer les besoins, l’utilisation, la sécurité, l’accessibilité, la qualité des données, les biais, l’adoption ou l’impact de la solution. | Chef de projet / Responsable technique | Chaque projet pertinent | Liste de contrôle pour l’examen de la dimension de genre. |
| Le cas échéant, intégrer les exigences tenant compte des sexospécificités dans la recherche des utilisateurs, les ensembles de données, les essais, la validation, la communication, l’évaluation des risques et l’analyse d’impact. | Équipe de projet | Cycle de vie du projet | Documentation du projet; plans d’essai; notes de données. |
| Envisager l’intersectionnalité dans les décisions de conception, y compris l’âge, le handicap, la langue, la culture, le contexte socio-économique et l’accès numérique lorsque cela est pertinent pour les utilisateurs ou les bénéficiaires. | Équipe de projet | Cycle de vie du projet | Exigences et registres des risques. |
| Examiner les documents de communication, de marketing et de diffusion externes afin d’éviter les stéréotypes et de promouvoir un langage et une imagerie inclusifs. | Communication / Équipe de projet | Avant publication | Liste de contrôle pour l’examen des communications. |
| Lorsque la dimension de genre n’est pas pertinente pour un projet, en documenter brièvement la raison plutôt que de laisser la question sans évaluation. | Chef de projet | Au début du projet | Dossier d’examen préalable du projet. |
8.6 Prévention de la violence, du harcèlement et de la discrimination sexistes
| Action | Responsable | Calendrier | KPI / Éléments justificatifs |
|---|---|---|---|
| Maintenir une approche de tolérance zéro à l’égard de la discrimination, du harcèlement, du harcèlement sexuel, de la violence fondée sur le sexe, de l’intimidation et des représailles. | Direction / Ensemble du personnel | En cours | Communication des politiques; dossiers de formation. |
| Veiller à ce que les canaux de signalement soient connus, accessibles et confidentiels, et permettent, le cas échéant, de saisir un niveau supérieur au responsable direct. | Direction / Coordinateur du GEP | T3 2026 ; lors de l’intégration | Communication interne ; liste de contrôle d’intégration. |
| Accuser rapidement réception des préoccupations, évaluer les risques, protéger les personnes concernées, mener une enquête équitable et documenter les mesures correctives ou de réparation. | Direction / Personne chargée de l’enquête | Cas par cas | Dossier confidentiel; registre des griefs anonymisé. |
| Interdire les représailles contre toute personne qui signale une préoccupation de bonne foi, appuie une enquête ou participe à titre de témoin. | Direction / Ensemble du personnel | En cours | Communication des politiques; mesures disciplinaires ou correctives au besoin. |
| Inclure les attentes en matière de collaboration sans harcèlement dans les communications pertinentes des projets, des fournisseurs et des partenaires. | Chefs de projet / Approvisionnement | Au début de la passation des marchés/du projet | Clauses contractuelles ; notes d’intégration des partenaires. |
8.7 Intervenants, fournisseurs et partenariats externes
| Action | Responsable | Calendrier | KPI / Éléments justificatifs |
|---|---|---|---|
| Communiquer aux fournisseurs et aux partenaires commerciaux, le cas échéant, les attentes de Kolibree-Tech en matière de non-discrimination, de droits de l’homme et de conduite sans harcèlement. | Approvisionnement / Chefs de projet | Lors de l’intégration du fournisseur ou du renouvellement du contrat | Communication avec les fournisseurs; clauses contractuelles. |
| Examiner les pratiques en matière de responsabilité sociale, y compris l’abolition de la discrimination injuste, dans la sélection des fournisseurs et dans la diligence raisonnable des partenaires du projet. | Approvisionnement / Chefs de projet | Sélection du fournisseur | Notes d’évaluation du fournisseur. |
| Promouvoir une participation équilibrée et une conduite inclusive dans les consortiums européens, les réunions, les manifestations de diffusion et les activités d’engagement des parties prenantes. | Chefs de projet | Cycle de vie du projet | Comptes rendus des réunions; planification de la diffusion. |
| Utiliser les retours des parties prenantes, lorsqu’ils sont disponibles, pour améliorer le GEP et identifier les impacts négatifs ou les obstacles à l’égalité de genre. | Coordonnateur du GEP | Tous les ans | Rétroaction sommaire; mesures d’examen par la direction. |
9 MÉCANISME DE RÉCLAMATION, MESURES CORRECTIVES ET PROTECTION CONTRE LES REPRÉSAILLES
Kolibree-Tech appliquera le mécanisme volontaire de signalement éthique confidentiel et de réclamation décrit dans son Code de conduite aux préoccupations relatives à la discrimination fondée sur le genre, au harcèlement, au harcèlement sexuel, à la violence, aux représailles ou aux violations du présent GEP. Le directeur général (CEO) est le destinataire habituel ; les préoccupations le concernant ou créant un conflit d’intérêts sont adressées directement à l’évaluateur éthique indépendant, désigné séparément, par un canal auquel le CEO n’a pas accès. Les modalités pratiques de signalement seront publiées dans la rubrique Nos valeurs du site lorsque les canaux principal et alternatif auront été activés et testés.
| Étape | Exigence minimale |
|---|---|
| 1. Signalement | Les employés, les collaborateurs, les fournisseurs, les partenaires de projet et d’autres intervenants peuvent soulever des préoccupations par l’entremise des voies de déclaration de l’éthique décrites dans le Code de conduite. La confidentialité s’applique; l’anonymat n’est pris en charge que lorsqu’il est techniquement disponible. |
| 2. Accusé de réception et évaluation initiale | Le CEO ou, en cas de conflit d’intérêts, l’évaluateur éthique indépendant accuse réception lorsque le contact est possible, évalue l’urgence, la sécurité et les conflits d’intérêts, et limite l’accès à la personne chargée du traitement. |
| 3. Évaluation / enquête | L’affaire est évaluée de façon juste, impartiale et confidentielle. Une expertise externe peut être utilisée pour des cas complexes ou délicats. |
| 4. Réparation et mesures correctives | Si une violation est confirmée ou si des risques sont identifiés, Kolibree-Tech prend des mesures correctives et de réparation adaptées. Elles peuvent comprendre des mesures de protection, des formations, des mesures disciplinaires, des modifications des processus ou la saisine d’un niveau supérieur chez le fournisseur ou partenaire. |
| 5. Fermeture et apprentissage | Les cas sont documentés de manière confidentielle ; les enseignements tirés sont intégrés sous forme anonymisée à la revue annuelle du GEP, le cas échéant. |
Les représailles sont strictement interdites. Tout traitement défavorable à l’encontre d’une personne qui signale une préoccupation de bonne foi, soutient une autre personne, apporte des preuves ou participe à une enquête est considéré comme une violation grave.
Les canaux de déclaration et les instructions seront disponibles dans la section Nos valeurs une fois que les canaux volontaires primaires et indépendants seront opérationnels.
La réparation doit être adaptée à la nature et à la gravité de l’impact et peut comprendre la restauration d’un environnement de travail sûr, la correction des décisions, la fourniture d’un soutien aux personnes touchées, l’évolution des processus, la formation de personnes ou d’équipes ou l’adoption de mesures disciplinaires ou contractuelles conformément à la loi applicable.
10 COMMUNICATION, PUBLICATION ET ARCHIVAGE
L’efficacité du GEP dépend d’une communication active. Kolibree-Tech veillera à ce que le Plan et les procédures associées soient accessibles, compréhensibles et intégrés à l’accueil du personnel, à la revue de direction, à la planification des projets et aux communications externes pertinentes.
| Enregistrement | Responsable | Conservation / emplacement |
|---|---|---|
| GEP approuvé et version HTML publique | Coordonnateur du GEP | Source contrôlée dans le dépôt de l’entreprise; page HTML approuvée et preuve de publication. |
| Approbation par la direction et désignation des responsables | Direction / Coordinateur du GEP | Dossier de contrôle des documents; procès-verbal de l’examen par la direction. |
| Preuves de publication du site Web | Coordinateur du GEP / Communication | URL, capture d’écran ou enregistrement de publication. |
| Dossier de communication interne | Coordonnateur du GEP | Courriel, compte rendu de réunion ou liste de contrôle d’intégration. |
| Matériel de formation et dossiers de présence | Coordinateur du GEP / RH | Dossier de formation, dossier d’employé ou dossier de projet, selon le cas. |
| Tableau de bord annuel et examen de la gestion | Coordinateur du GEP / Direction | Dossier GEP annuel; annexe confidentielle au besoin. |
| Listes de contrôle du recrutement et des projets | Gestionnaire d’embauche / Chef de projet | Dossiers de recrutement/projet. |
| Dossiers de réclamation et de réparation | Direction / Personnes autorisées | Dossier confidentiel avec accès restreint. |
Les dossiers sont conservés conformément aux exigences légales, contractuelles et de protection des renseignements personnels applicables. Les renseignements sensibles ou personnels ne doivent pas être inclus dans des versions publiques ou être partagés à l’extérieur, à moins qu’ils ne soient licites, nécessaires et adéquatement protégés.
11 SURVEILLANCE, EXAMEN ANNUEL ET AMÉLIORATION CONTINUE
Le GEP est un outil de gestion évolutif. Il est examiné au moins une fois par an par la direction à partir du tableau de bord annuel, des dossiers de formation, des éléments relatifs au recrutement et aux projets, des réclamations, des retours des parties prenantes et de l’avancement du plan d’action. La revue identifie les réalisations, les lacunes, les actions correctives et les priorités de la période suivante.
| Éléments d’entrée de la revue | Questions à traiter |
|---|---|
| Tableau de bord des données | Y a-t-il des écarts entre les sexes dans la composition de la main-d’oeuvre, le recrutement, la formation, le leadership, l’examen de la rémunération, l’équilibre entre le travail et la vie personnelle ou les possibilités de projets? |
| État d’avancement du plan d’action | Quelles actions ont été menées à bien, reportées ou ne sont plus pertinentes? Quelles sont les preuves? |
| Formation et sensibilisation | La formation a-t-elle été terminée? Le personnel a-t-il compris le plan et les canaux de déclaration? |
| Réclamations et réparation | Les préoccupations ont-elles été traitées rapidement, de façon confidentielle et sans représailles? Des améliorations systémiques sont-elles nécessaires? |
| Projets et appels d’offres | Les examens de la dimension de genre ont-ils été effectués le cas échéant? Les exigences relatives aux appels d’offres ou aux consortiums ont-elles changé? |
| Commentaires des parties prenantes | Les employés, les partenaires ou d’autres intervenants identifient-ils les obstacles ou les possibilités d’amélioration? |
| Ressources | Les ressources, l’expertise, le temps et les responsabilités sont-ils toujours adéquats pour la taille et le profil de risque de l’entreprise? |
Les résultats de la revue annuelle doivent être documentés et peuvent conduire à une version actualisée du GEP, à des indicateurs révisés, à de nouvelles actions, à des ressources supplémentaires, à une formation ciblée ou à des modifications des procédures et des modèles.
12 FEUILLE DE ROUTE DE MISE EN ŒUVRE 2026-2028
| Période | Jalons | Responsable | Preuves |
|---|---|---|---|
| Q2 2026 | Examiner la mise en œuvre du GEP initialement approuvé le 19 mai 2025 ; vérifier la répartition des fonctions, la communication interne et l’avancement de la publication de la version HTML maîtrisée. | Direction / Coordinateur du GEP | Enregistrement original de l’approbation; état de mise en oeuvre daté; attribution des responsabilités et enregistrement de la publication en HTML lorsque disponible. |
| Q3 2026 | Vérifier l’état d’avancement de l’évaluation de base, des sources de données, du tableau de bord et de la première séance de sensibilisation; déterminer les mesures en retard et les dates de correction. | Coordinateur du GEP / RH | Note de base; tableau de bord; dossiers de formation. |
| T4 2026 | Intégrer la liste de contrôle du recrutement, l’examen de la dimension de genre des projets et les procédures de prévention du harcèlement dans les modèles opérationnels. | Coordinateur du GEP / Responsables | Modèles mis à jour; fichiers de projet. |
| 2027 | Mettre en œuvre le cycle annuel complet : collecte de données, formation, revue du plan d’action, revue de direction et mise à jour des éléments justificatifs destinés au public ou aux appels d’offres. | Direction / Coordinateur du GEP | Rapport annuel du GEP; procès-verbal de l’examen de la gestion. |
| 2028 | Évaluer l’efficacité des mesures, actualiser les objectifs et préparer le prochain cycle du GEP. | Direction / Coordinateur du GEP | Rapport d’évaluation ; GEP révisé ou journal des modifications. |
L’achèvement des activités prévues pour 2026 doit être confirmé à l’aide de preuves internes de mise en œuvre.
13 APPROBATION, RÉVISION ET GESTION DOCUMENTAIRE
Ce GEP entre en vigueur dès son approbation par la direction. Il reste valable jusqu’à son remplacement par une nouvelle révision ou son retrait par la direction. Le document doit être revu au moins une fois par an et après toute modification organisationnelle ou réglementaire importante.
Les changements au présent plan doivent être consignés dans le registre des changements et communiqués au personnel touché. Les versions annulées doivent être archivées conformément aux règles de contrôle des documents de la Société.